Ngày càng nhiều doanh nghiệp phân phối lựa chọn giải pháp Saas DMS (dịch vụ thuê bao phần mềm Quản trị phân phối) bởi sự tiện dụng của nó. Tuy nhiên cũng không ít người dùng lo lắng về độ bảo mật của Saas khi mà dữ liệu được quản lý tập trung trên cùng một hệ thống máy chủ, có thể truy cập từ xa qua internet. Không ai có thể giải đáp cho bạn chính xác hơn nhà cung cấp phần mềm bạn đang hợp tác. Sau đây là 3 câu hỏi trọng tâm bạn nên hỏi trước khi ký kết mua dịch vụ phần mềm DMS.
1. Làm cách nào để quản lý ai có quyền truy cập vào tệp dữ liệu nào?
Nhận dạng và quản lý truy cập là vấn đề cơ bản để bảo vệ dữ liệu Doanh nghiệp của bạn. Đây là một hệ thống các thủ tục, chính sách, công nghệ để quản lý vòng đời và quyền lợi của thông tin người dùng điện tử.
Khi được hỏi câu này, Nhà cung cấp SaaS DMS sẽ có thể mô tả cho bạn về cách họ thiết lập “hàng rào bảo vệ” để ngăn mọi người truy cập trái phép vào dữ liệu ra sao. Họ cũng sẽ trao quyền cho bạn để dễ dàng quản lý người dùng theo cách tuân thủ chính sách nội bộ thông qua các tính năng như: đăng nhập một lần (SSO), truy cập dựa trên vai trò, chính sách mật khẩu tùy chỉnh hoặc xác thực hai yếu tố.
Thế nhưng thực tế, ngoài nhân viên công ty bạn, những người duy trì phần mềm phía nhà cung cấp cũng có thể xem dữ liệu. Vì vậy, điều quan trọng là cần làm rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của bên nhà cung cấp trong việc xem sao chép hoặc gửi email thông tin khách hàng trái phép.
Một gợi ý là bạn có thể tổ chức thực hiện các bài Kiểm thử thâm nhập. Kiểm thử thâm nhập là một phương pháp để các Doanh nghiệp kiểm tra xem hệ thống dữ liệu có được bảo mật tốt hay không. Nhà cung cấp dịch vụ Saas DMS nào sẵn lòng cho phép khách hàng thực hiện thử nghiệm như vậy cho thấy họ tương đối tự tin về khả năng bảo mật của mình.
2. Tôi có loại bảo vệ nào đối với dữ liệu của mình?
Khi sử dụng mô hình Saas DMS, dữ liệu Doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trên máy chủ đám mây (Cloud Server), người dùng truy cập vào tệp dữ liệu thông qua Internet. Để tránh tình trạng mù mờ về thông tin, Nhà cung cấp phần mềm có trách nghiệm cho bạn biết chính xác nơi dữ liệu đang được lưu trữ và cách chúng được bảo vệ.
Các phương pháp để bảo mật dữ liệu trên Cloud Server bao gồm: Tường lửa (firewall), phát hiện thâm nhập, mã hóa, mã thông báo, công nghệ tokenization, mạng riêng ảo và tránh kết nối internet công cộng.
Trong đó, mã hóa dữ liệu là một trong những phương pháp bảo mật phổ biến và hiệu quả nhất, được nhiều tổ chức, cá nhân tin tưởng. Bạn cần yêu cầu Nhà cung cấp dịch vụ mã hóa dữ liệu của Doanh nghiệp mọi lúc và còn cần cung cấp cho bạn quyền kiểm soát tối đa với các tùy chọn để quản lý khóa mã hóa của riêng bạn.
Một câu hỏi thêm nhưng không kém phần quan trọng Quản trị phân phối gợi ý cho bạn đó là vấn đề dữ liệu nên được xử lý như thế nào khi Doanh nghiệp của bạn ngừng sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp SaaS DMS? Cần làm rõ xem Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình chuyển đổi, trả dữ liệu của Doanh nghiệp như thế nào khi kết thúc hợp đồng.
3. Làm thế nào tôi có thể biết khi có sự cố xảy ra và tôi phải làm gì tiếp theo ?
Điều gì sẽ xảy ra khi một nhân viên của bạn đăng nhập và xóa vài dữ liệu quan trọng trước khi nghỉ việc để chuyển sang công ty đối thủ? Sẽ thật đau đầu nếu bạn không thể biết ai đã thực hiện thao tác đó. Vì vậy, các Nhà cung cấp phần mềm nên có khả năng ghi nhật ký kiểm toán tích hợp cho phép bạn xem tất cả các hoạt động mà bất kỳ người dùng nào đã thực hiện trong ứng dụng nhằm kiểm soát các thay đổi trong trường hợp xảy ra sự cố độc hại hoặc vô tình xóa bỏ.
Hầu hết các nhà cung cấp SaaS DMS đều có kế hoạch khắc phục sự cố nhưng rốt cuộc, Doanh nghiệp của bạn vẫn chịu tổn hại trực tiếp khi có bất kỳ sự cố phát sinh nào. Do đó, chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy với khả năng bảo mật tốt là lựa chọn quan trọng nhất.
Kết luận
Bạn không cần quá lo lắng về độ bảo mật của Saas DMS. Bởi thực tế, nó hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây, mọi dữ liệu đều được mã hóa và quản lý tập trung trên máy chủ nên không dễ gì bị lấy cắp, rò rỉ thông tin. Bên cạnh đó, dữ liệu luôn được Nhà cung cấp back-up và được lưu trữ ở nhiều nơi nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu cực kỳ hiếm gặp.
Mong rằng bài viết này từ Quản trị phân phối sẽ giúp ích cho bạn!
Bình luận