Chi phí ẩn hay chi phí quy đổi (implicit cost or imputed cost) là chi phí cơ hội của một doanh nghiệp hay cá nhân do họ sử dụng nguồn lực của mình để sản xuất hàng hóa và dịch vụ.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn là gì?
Chi phí ẩn là gì?

Nếu như chi phí hiện là một khoản thanh toán trực tiếp được thực hiện cho những yếu tố sản xuất trong quá trình điều hành một doanh nghiệp, chẳng hạn như tiền lương, tiền thuê mặt bằng và vật liệu,… thì tiền khấu hao máy móc, tiền tồn kho chết, chậm luân chuyển, thất thoát tài sản,… được gọi là chi phí ẩn.

Chi phí ẩn sẽ không được kế toán đưa vào báo cáo tài chính. Theo tài liệu tham khảo tại cuốn “Từ điển Kinh tế học, Đại học Kinh tế Quốc dân, tác giả Nguyễn Văn Ngọc định nghĩa: Chi phí ẩn hay chi phí quy đổi (implicit cost or imputed cost) là chi phí cơ hội của một doanh nghiệp hay cá nhân do họ sử dụng nguồn lực của mình để sản xuất hàng hóa và dịch vụ. 

Chẳng hạn, khi một công ty sử dụng mặt bằng thuộc sở hữu của mình làm nhà xưởng, đồng nghĩa mặt bằng đó mất cơ hội cho thuê hoặc bán lại. Do vậy, chi phí ẩn biểu thị sự hy sinh khoản thu nhập mà nó có thể kiếm được bằng cách cho thuê hay bán nguồn lực của doanh nghiệp cho người khác.

Trong ví dụ trên, công ty có thể dựa vào giá thuê mặt bằng hiện hành trên thị trường làm chi phí quy đổi và đưa vào tính tổng chi phí sản xuất của hàng hóa và dịch vụ. Cách làm này giúp cho việc tính toán tổng chi phí trở nên chính xác hơn.

6 loại chi phí ẩn các doanh nghiệp sản xuất và phân phối thường quên không để ý tới

Chi phí ẩn không những làm tăng giá thành sản phẩm, giảm năng lực cạnh tranh mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp về lâu dài. Trong khi đó, các kế toán làm công việc theo dõi các dòng tiền luân chuyển ra và vào doanh nghiệp nên phải ưu tiên tính các chi phí hiện trước. Do vậy, họ thường bỏ qua chi phí ẩn. 6 loại chi phí ẩn các doanh nghiệp sản xuất và phân phối thường quên không để ý tới đó là:

  • Chi phí chất lượng ẩn
  • Chi phí khấu hao cơ sở vật chất ẩn 
  • Công nghệ sản xuất lạc hậu
  • Dứa đoán sai nhu cầu thị trường
  • Chi phí tồn kho chết, luân chuyển chậm
  • Quản trị chuỗi phân phối kém 

Chi phí chất lượng ẩn

Khái niệm chi phí chất lượng được đề cập lần đầu tiên trong cuốn Quality Cost Handbook của Juran (1951). Đến nay, chi phí chất lượng đã là một thành tố của chiến lược cải tiến chất lượng trong các doanh nghiệp tiên tiến.

Chi phí chất lượng là những chi phí gắn liền với việc đảm bảo rằng, các sản phẩm đáp ứng những tiêu chuẩn kỹ thuật nhất định. Nếu doanh nghiệp sản xuất thường xuyên cho ra những sản phẩm/ dịch vụ không đúng chuẩn, hàng hóa bị lỗi và hư hỏng nhiều trong quá trình sản xuất thì sẽ kéo theo sau rất nhiều chi phí ẩn. 

Nhìn vào hình ảnh sau, bạn sẽ không khỏi kinh ngạc trước những chi phí ẩn đằng sau 1 sản phẩm lỗi mà không phải doanh nghiệp nào cũng nhìn ra.

Chi phí khấu hao cơ sở vật chất ẩn 

Vấn đề chi phí khấu hao cơ sở vật chất khá dễ hiểu. Theo thời gian sử dụng, hệ thống máy móc, nhà xưởng, công cụ làm việc sẽ bị cũ mòn đi. Bên cạnh đó, chi phí để bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất hằng năm cũng là một khoản đáng kể chủ doanh nghiệp cần bỏ ra. 

Ví dụ: Nếu một ngày, máy móc không được sử dụng hết hiệu suất của nó, tức là bạn đang mất đi một khoản chi phí khấu hao cơ sở vật chất ẩn. Chỉ cần 1 tháng, máy móc của doanh nghiệp ngưng hoạt động nghĩa là doanh nghiệp đã thua đậm trong khi cuộc chạy đua với sự bào mòn của thời gian. Kéo theo đó khoản chi phí ẩn khổng lồ.

Công nghệ sản xuất lạc hậu

Nếu như 10 năm sau, doanh nghiệp sản xuất và phân phối của bạn vẫn sử dụng y nguyên công nghệ cũ mà không có bất kỳ đổi mới tích cực nào. Trong khi các đối thủ cạnh tranh liên tục áp dụng công nghệ mới. Bạn thấy không sao cả vì sản phẩm vẫn bán đều và doanh thu vẫn ổn định (giữ nguyên như 10 năm trước). Chưa kể đến vấn đề lạm phát, doanh nghiệp của bạn đang phải chịu một loạt chi phí ẩn do công nghệ sản xuất lạc hậu mà bạn không hề nhận ra. Điều này ảnh hưởng sâu sắc đến tính bền vững của đơn vị. 

Dự đoán sai nhu cầu thị trường

Trước diễn biến tình hình thị trường sản xuất và phân phối có nhiều dịch chuyển như hiện nay, để dự đoán đúng nhu cầu thị trường, không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm mà cần kết quả phân tích, tổng hợp số liệu thực tế. Nếu làm theo phương thức thủ công truyền thống thì sẽ mất rất nhiều thời gian trong khi kết quả chưa chắc chính xác. Khi dự đoán sai nhu cầu thị trường, doanh nghiệp sẽ đi theo một chiến lược lệch lạc định sẵn quá nửa phần thất bại. Bởi sản phẩm không bán được, chi phí tồn kho, bảo quản, phí nguyên vật liệu,…

Chi phí tồn kho chết, luân chuyển chậm

Sản phẩm dư thừa so với nhu cầu thị trường. Hoặc công tác kiểm tồn, vận chuyển thiếu sót sẽ dẫn đến hệ lụy là cho phí tồn kho chết, tiền kho bãi, nhân công vận chuyển đi vận chuyển lại,… Chính vì vậy, triển khai phần mềm DMS (Distribution Management System) là phương thức mới mà các doanh nghiệp sản xuất và phân phối ưu tiên áp dụng hiện nay. 

Quản trị phân phối kém 

Các hoạt động đầu ra: marketing, vận chuyển hàng hoá đến nơi tiêu thụ, giao hàng cho khách hàng, tính toán hàng tồn kho,… đều thuộc hoạt động quản trị phân phối. Nếu quy trình trên không khoa học sẽ phát sinh nhiều thao tác không cần thiết. 

Có rất nhiều công việc cần quản lý trong hoạt động phân phối. Có thể kế đến như: Quản lý kênh phân phối; quản lý công tác bán hàng, cải thiện năng suất đội ngũ sales, thực thi và đánh giá các chương trình trưng bày, khuyến mãi, POSM… tại điểm bán.

Trong quy trình làm việc truyền thống, hầu như mọi thao tác đều thực hiện một cách thủ công bằng cách sử dụng giấy tờ, sổ sách để ghi chép đơn hàng, tồn kho. “Công nghệ” hơn chút, một số doanh nghiệp sử dụng những phần mềm không chuyên như zalo, viber, messenger, skype… nhằm rút ngắn khoảng cách giao tiếp giữa nhà quản lý và nhân viên. Tuy nhiên hiệu quả đem lại không cao khi tin nhắn dễ bị trôi, không kiểm soát được theo từng nhà phân phối và phải có 1 bộ phận để theo dõi, xử lý yêu cầu của nhân viên.

Chưa kể đến việc thừa quá mức nhân sự tham gia, tạo ra nhiều xung đột giữa các công đoạn phối hợp…gây phát sinh thêm chi phí cũng là một phần của chi phí ẩn. 

Nguyên tắc kiểm soát chi phí ấn dành cho nhà sản xuất và phân phối

Thứ nhất, thường xuyên đổi mới công nghệ sản xuất và cải tiến quy trình sản xuất theo hướng loại bỏ tối đa các thao tác dư thừa gây tốn sức người; nguyên, nhiên liệu; tăng năng suất lao động. 

Thứ hai, thiết kế cơ cấu tổ chức sản xuất tinh gọn, tối thiểu hoá thời gian chờ việc của công nhân và giảm tối đa xung đột trong giữa các công đoạn sản xuất.

Thứ ba, xác định lượng tồn kho tối ưu theo hướng tối thiểu hoá chi phí tồn trữ, chi phí dự trữ an toàn và chi phí mua hàng.

Thứ tư, liên tục cập nhật các quy định pháp luật liên quan đến tất cả các hoạt động của doanh nghiệp để kịp thời cụ thể hoá thành những quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Thứ năm, thiết kế hệ thống quản trị phân phối đảm bảo thông suốt giữa Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Từng điểm bán lẻ,

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản trị phân phối để các công đoạn hoạt động được kiểm soát chặt chẽ.

Thứ sáu, thực hiện tốt chức năng dự báo nhu cầu tiêu thụ và độ phủ thị phần để chủ động trong kế hoạch sản xuất nhằm giảm thiểu sự thiếu hụt cũng như dư thừa nguyên vật liệu, thành phẩm tồn kho.

Lời kết 

Chi phí ẩn là tác nhân dẫn đến năng lực cạnh tranh kém của nhiều doanh nghiệp. Để kiểm soát chi phí ẩn, doanh nghiệp cần thường xuyên có những hành động giám sát, phát hiện nguy cơ gây lãng phí, thất thoát không đáng có để đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời. 

Ngọc Vân

Bình luận