Mỗi nền tảng Core DMS dù là của nước ngoài hay trong nước đều có những ưu điểm riêng của mình. Vấn đề nằm ở chỗ Doanh nghiệp cần biết chọn thứ phù hợp nhất với mình hơn là thứ tốt nhất.

Core DMS là gì?

Core DMS là gì?
Core DMS là gì?

“Core” là nền tảng của mọi hệ thống lưu trữ, quản lý các tài liệu kỹ thuật số và được xem là bộ phận cốt lõi của tài nguyên doanh nghiệp.

Core có thể điều chỉnh theo nhu cầu của bất kỳ ngành nào và mang lại cho tổ chức lợi thế cạnh tranh so với ngành khác. Thực tế, có nhiều bộ Core được ứng dụng vào hệ thống như Core Game (Nền tảng cốt lõi của Game) , Core ERP (Nền tảng cốt lõi của hệ thống quản trị doanh nghiệp) , Core DMS (Nền tảng cốt lõi của hệ thống quản trị phân phối).

Bộ Core được xây dựng bằng cách sử dụng các nền tảng nguồn mở như PHP (Personal Home Page) và postgreSQL cho phép nó hoạt động hiệu quả, có thể mở rộng và thích nghi linh hoạt. Thêm vào đó, bộ Core có thể được lưu trữ trên máy chủ Linux qua đám mây hoặc tại cơ sở.

Sử dụng bộ Core vào ứng dụng hệ thống DMS, ta có thể hiểu khái niệm Core DMS là bộ phận cốt lõi của hệ thống quản trị phân phối, nơi lưu trữ các module độc lập tương tác với nhau để cung cấp cho tổ chức một hệ thống tổng thể giúp quản lý và tối ưu hóa các quy trình trong phân phối.

Chẳng hạn module quản lý tài chính có thể sử dụng dữ liệu bán hàng theo thời gian thực để tính toán doanh thu kiếm được.

Các module bắt buộc phải có trong bất kì 1 Core DMS nào bao gồm:

Dữ liệu chủ (Master Data)
Dữ liệu chủ là tập hợp các dữ liệu bao gồm thông tin quan trọng mô tả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp như: dữ liệu về thuộc tính sản phẩm, dịch vụ, data khách hàng, dữ liệu vị trí, dòng tiền… Giữ vị trí như “kho báu” của Doanh nghiệp nên việc bảo mật và khai thác tối đa dữ liệu chủ là yếu tố sống còn Doanh nghiệp.

Quản trị hệ thống (System management)

Hệ thống là tập hợp những bộ phận kết hợp lại với nhau để cùng tiến tới một mục đích chung cuối cùng. Quản trị hệ thống là công việc kiểm soát, quản lý, vận hành các bộ phận của doanh nghiệp hoạt động ăn khớp với nhau và khi hệ thống gặp trục trặc, doanh nghiệp sử dụng “quyền năng” của module quản trị hệ thống để phát hiện lỗi nằm ở khâu nào trừ đó nhanh chóng khắc phục chúng.

Từng bộ phận trong hệ thống có chức năng của riêng mình nhưng đều nằm trong một mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ. Quản trị hệ thống cho phép nhà quản lý kiểm soát tốt hiệu suất làm việc của bộ phận mình và chủ doanh nghiệp thì nắm được tình hình hoạt động kinh doanh mỗi ngày. Nếu một mô hình hệ thống hoạt động tốt, thì nó có thể được nhân rộng và sử dụng trên khắp toàn cầu.

Sell – in
Sell-in là hoạt động quản lý chuỗi cung ứng từ công ty đến nhà phân phối về số lượng, chất liệu, mẫu mã hàng hóa. Quản lý tốt được hàng hóa nhập vào đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát được thông tin tồn kho và chủ động về sản lượng sản xuất để không vướng phải tình trạng thừa thiếu hàng hóa, đáp ứng kịp thời với nhu cầu thị trường.

Sell – out
Sell-out là hoạt động kiểm soát số lượng đơn hàng, loại hàng từ hệ thống phân phối bán ra cho đại lý/ cửa hàng. Kiểm soát tốt được dữ liệu đầu ra này sẽ cho phép Doanh nghiệp đánh giá được độ phủ thị phần của từng loại sản phẩm từ đó có chiến lược kinh doanh phù hợp với thị trường khu vực. Đồng thời, sell – out cũng giúp quản lý được các chương trình khuyến mãi của Doanh nghiệp trở nên minh bạch và đạt được hiệu quả tốt hơn, đảm bảo khuyến mãi đến tay người tiêu dùng.

Quản lý công nợ (Debt control)
Nếu không quản lý tốt công nợ, Doanh nghiệp phân phối và cửa hàng/ điểm bán sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng tranh cãi do sự chênh lệch trong đối chiếu khoản nợ cũ. Hơn nữa, khi không kiểm soát được công nợ thì doanh nghiệp sẽ rất khó để đưa ra chính sách thu hồi hợp lý từ cửa hàng bán lẻ. Nợ tồn đọng lâu sẽ thành nợ xấu và gây cản trở sự luân chuyển dòng tiền, gây thất thoát lớn. Vì vậy, một bộ Core DMS thì bắt buộc phải có module quản lý công nợ này.

Quản lý hàng tồn (Inventory management)
Hàng tồn kho thông thường là khoản mục có giá trị lớn nhất trong tài sản ngắn hạn vì thế quản lý hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ sống còn của doanh nghiệp sản xuất và phân phối; đặc biệt là với ngành thương mại thực phẩm; đồ uống; dược phẩm; thức ăn chăn nuôi và thuốc thú y.

Với phần mềm DMS, Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát hàng hóa; quản lý định mức tồn kho và đánh giá sức tiêu thụ của thị trường.

Core DMS sẽ có nhiệm vụ thiết lập và thực hiện tích hợp liền mạch giữa tất cả các module trên theo chiều ngang và dọc trong một hệ thống phân phối để giúp doanh nghiệp thao tác truy xuất dữ liệu, quản lý chặt chẽ quá trình vận hành, giảm thiểu quá trình phát sinh lỗi.

Core DMS có sẵn hay Core DMS tự xây? Đâu là sự lựa chọn phù hợp với Doanh nghiệp phân phối Việt Nam?

Core DMS có sẵn của nước ngoài là gì?

Core DMS có sẵn là gì?
Core DMS có sẵn là gì?

Core DMS nước ngoài là những bộ Core có sẵn của các đơn vị phát triển phần mềm trên thế giới xây dựng lên. Một số bộ Core đơn giản có thể được để nguồn mở cho phép mọi người sao chép về tham khảo miễn phí, còn lại những bộ Core chất lượng thì cần được chuyển giao bằng cách trả phí.

Khi phần mềm DMS còn khá mới mẻ ở thị trường Việt Nam, rất ít nhà cung cấp tự xây được bộ Core DMS nên họ chọn cách trả phí để mang về phát triển thêm.

Ưu điểm của Core DMS nước ngoài là ít phát sinh vấn đề lỗi ví dụ: treo hệ thống, sập hệ thống, không đăng nhập được,… Do Core DMS nước ngoài có sẵn được xây dựng trước đó rất lâu và được vận hành vào hàng nghìn Doanh nghiệp nên tính hoàn thiện gần như tuyệt đối.

Tưởng chừng chiếm ưu thế tuyệt đối nhưng thực tế khi đưa vào mô hình phân phối ở Việt Nam Core DMS nước ngoài lại bộc lộ một số điểm không phù hợp như sau:

  • Thứ nhất về mặt kinh tế: Để mua một bộ Core DMS từ nước ngoài về chi phí không hề rẻ, có thể đánh giá ở mức cao đến rất cao.
  • Thứ hai về mặt ứng dụng: Do được sinh ra để “may đo” vừa vặn với doanh nghiệp phân phối nước ngoài nên nếu đem về phát triển ở Việt Nam thì có nhiều điểm không tương thích. Nếu muốn ứng dụng được, nhà cung cấp phần mềm cần chỉnh sửa rất nhiều để phù hợp với đặc thù hệ thống phân phối Việt khiến cho chi phí triển khai bị đội lên gấp nhiều lần, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ điều kiện để chi trả mức chi phí khủng như vậy.

Core DMS tự xây là gì?

Core DMS tự xây là nền tảng Core DMS được nhà phát triển tự viết lên từ những dòng code đầu tiên.

Về ưu điểm: 

Core DMS tự xây nên sẽ phù hợp với Doanh nghiệp Việt Nam do được phát triển dành riêng cho mô hình phân phối tại Việt Nam.
Sửa lỗi, khắc phục vấn đề nhanh hơn, chủ động hơn.
Khả năng tích hợp linh hoạt với các giải pháp ERP hàng đầu tại Việt Nam như Sap, Bravo, Oracle Netsuite, oddoo.
Do không mất chi phí mua lại bộ Core DMS từ nước ngoài nên giá thành để triển khai phần mềm DMS cho Doanh nghiệp cũng tiết kiệm hơn nếu không muốn nói là rẻ hơn gấp 3 – 4 lần. Chưa kể nếu muốn tích hợp với các giải pháp ERP thì nền tảng Core tự xây cũng cho mức giá thành hợp lý, thời gian nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên, trên thực tế để tự dựng một bộ Core DMS không phải là điều dễ dàng. Bởi nó đòi hỏi đội ngũ lập trình viên phải có trình độ cao, giàu kinh nghiệm, hiểu biết về đặc thù thị trường phân phối Việt Nam. Bản thân nhà cung cấp cũng phải thử nghiệm nhiều lần, vận hành thử trong và ngoài Doanh nghiệp để phần mềm chạy ổn định.

Nên chọn phần mềm DMS có nền tảng Core nước ngoài hay Core tự xây?

Phần mềm MobiWork DMS có nền tảng core tự xây
Phần mềm MobiWork DMS có nền tảng core tự xây

Mỗi nền tảng Core DMS dù là của nước ngoài hay trong nước đều có những ưu điểm riêng của mình. Vấn đề nằm ở chỗ Doanh nghiệp cần biết chọn thứ phù hợp nhất với mình hơn là thứ tốt nhất.

Bên cạnh vấn đề về chi phí triển khai, có 2 yếu tố Doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi lựa chọn đó là Front-end (Giao diện hiển thị) và Back-end (phần lập trình trên server). Ví dụ bạn mở phần mềm DMS trên website tức là đang tương tác với Front-end, còn khi bạn nhập dữ liệu vào phần mềm tức là đang tương tác với Back-end.

Một số đơn vị cung cấp Core DMS hiện nay chỉ tập trung chủ yếu vào xây dựng giao diện (Front-end) cho lực lượng bán hàng mà ít quan tâm Back-end để xử lý “hậu trường” phía sau dẫn đến các phần dữ liệu kho bãi, hàng tồn, công nợ,… không được tích hợp để tối ưu, chưa thực sự tiện lợi cho nhà quản lý.

Xét về mặt này thì nền tảng Core DMS tự xây sẽ phù hợp với Doanh nghiệp phân phối Việt hơn cả bởi khả năng tích hợp nhanh chóng, cấu hình tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhà phân phối Việt Nam.

MobiWork Việt Nam là một trong số ít nhà cung cấp có nền tảng Core DMS tự xây với sản phẩm là phần mềm MobiWork DMS. Với kinh nghiệm triển khai phần mềm DMS cho hơn 1000 Doanh nghiệp lớn nhỏ, MobiWork có thể đáp ứng tốt được nhu cầu của Doanh nghiệp về môt phần mềm DMS không những ổn định về chất lượng mà còn có mức chi phí hợp lý. Ngoài những tính năng vượt trội, MobiWork DMS có khả năng tích hợp với những phần mềm ERP hàng đầu tại Việt Nam như SAP, Bravo, Oracle Netsuite hay Odoo. Với nền tảng Core tự xây nên thời gian tích hợp diễn ra nhanh chóng giúp doanh nghiệp khai thác tối đa hiệu quả của dữ liệu khách hàng, giảm thiểu thời gian chết trong quá trình xử lý đơn hàng.

Theo MobiWork.vn

Bình luận