Mỗi doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu phát triển, vì “ đứng yên chính là thụt lùi”, từng bước phát triển đều dựa trên những bước đà cẩn thận. Cũng giống như bánh lái của một con tàu, một bộ KPI tốt sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch, gặt hái nhiều thành công. Nhưng đa phần không phải doanh nghiệp nào cũng thực sự hiểu mình cần những thông tin gì để giúp đưa ra các quyết định. Bởi vậy, dễ rơi vào trạng thái biết nhiều thông tin nhưng lại không giúp đưa ra quyết định thay đổi. Cụ thể, các lãnh đạo có thể ngồi một chỗ và đưa ra một loạt các KPI nhưng phần lớn trong số đó là các KPI không thực tế, không thu thập được số liệu hoặc quá chi tiết.

Vậy xây dựng KPI như thế nào để hiệu quả vẫn luôn là câu hỏi hóc búa của không ít doanh nghiệp.

Để theo dõi các phần vui lòng truy cập thêm:

Phần 1: KPI là gì? Quy trình xây dựng hệ thống KPI không thể bỏ qua?

Phần 3: Kinh nghiệm xây dựng KPI – Các bước triển khai và phân bổ KPI cho nhân viên

Phần 4: Kinh nghiệm xây dựng KPI – Chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động

Muốn giải quyết bài toán ấy, trước hết cần xác định thế nào là một bộ KPI tốt?

KPI (Key Performance Indicators) là những mục tiêu, thước đo cần thiết cho mọi doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển bền vững. Nó được sử dụng để đo lường, đánh giá hiệu suất công việc của mỗi cá nhân/phòng ban trong doanh nghiệp. Cung cấp cái nhìn rõ nét để thấy được doanh nghiệp hoạt động có đúng định hướng vạch ra và có hiệu quả hay không.

Như vậy, một bộ KPI tốt cần:

  • Có các chỉ số gắn liền với mục tiêu kinh doanh cụ thể.
  • Linh hoạt, có thể điều chỉnh theo thực tế kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò của mình trong tổ chức. Qua đó, tạo động lực thúc đẩy từng cá nhân không ngừng học hỏi, phát triển và đóng góp.

xây dựng KPI thành công

Câu hỏi là phải xây dựng KPI như thế nào?

Sai lầm lớn nhất của các doanh nghiệp là cho rằng khi triển khai xây dựng hệ thống KPI chỉ cần xây một lần là xong. Chính thực tế này, khiến nhiều doanh nghiệp xây quá nhiều các chỉ tiêu không cần thiết, dẫn đến tốn thời gian đánh giá, quản lý. Hoặc xây quá ít chỉ tiêu khi chưa thực sự sàng lọc và lựa chọn cái gì là cần thiết cho doanh nghiệp. Cuối cùng, các chỉ tiêu nghe thì rất chuyên nghiệp nhưng lại không phù hợp với năng lực quản lý và hệ thống hoạt động của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp đang lãng phí thời gian và nhân lực cho hệ thống chỉ tiêu đánh giá cồng kềnh. Lúc này, doanh nghiệp sẽ như một em bé 1, 2 tuổi nhưng đã bị bố mẹ ép phải biết đọc, biết viết, biết làm toán thành thạo. Chúng ta không thể phủ nhận có những em bé như vậy đã trở thành thần đồng, nhưng rõ ràng số lượng đó rất ít, đa phần số còn lại đều là những em bé bình thường, phải trải qua thời gian được nuôi dưỡng, giáo dục để có thể làm những việc đó. Doanh nghiệp của chúng ta cũng vậy, khi hệ thống quản lý mới chỉ như “em bé” thì cũng chưa thể làm được những việc của người lớn. Bởi vậy, nếu đem hệ thống chỉ tiêu KPI đang được áp dụng tại các tập đoàn có hệ thống quản lý lâu năm để áp dụng cho một doanh nghiệp nhỏ sẽ là một việc làm quá sức và khi thất bại thì sẽ gây ra nhàm chán, không tạo động lực được cho cả người lãnh đạo lẫn nhân viên trong doanh nghiệp.

Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau

Việc hiểu nhầm và áp dụng máy móc hệ thống KPI sẽ tạo ra những bất cập trong hệ thống đánh giá trong công ty. Có ba loại hệ thống KPI như sau:

  1. Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – Output

Các KPI đầu ra chắc hẳn đã quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự, nó cho phép thực hiện công tác đánh giá, đo lường nhanh, hiệu quả. Tuy nhiên, nhược điểm của hệ thống này là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp tình thế.

  1. Hệ thống KPI hành vi – Behavior

Đây là hệ thống KPI tương đối mới đối với các chuyên viên nhân sự ở Việt Nam. KPI rất thích hợp để đánh giá các vị trí mà đầu ra khó lượng hóa, chẳng hạn như vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là yếu tố tiên quyết để đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

  1. Hệ thống KPI năng lực – Competencies

Hệ thống KPI này chú trọng vào khả năng của nhân viên, tập trung chủ yếu vào nguyên nhân, thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tập trung vào đầu ra.

Vậy lựa chọn hệ thống KPI nào là tốt nhất? Bài toán xây dựng hệ thống KPI tương tự như một vị thầy lang có được các vị thuốc. Bản thân các vị thuốc không quan trọng bằng liều lượng được áp dụng cho từng bệnh nhân trong mỗi hoàn cảnh cụ thể. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI với từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường sẽ quyết định tính hiệu quả trong quá trình quản lý.

xây dựng KPI thành công

Quy trình để xây dựng KPI hiệu quả

Giai đoạn 1: Thử nghiệm và tạo động lực cho nhân viên

Trong giai đoạn này, quan trọng là bạn quyết tâm và tạo động lực cho nhân viên của mình để triển khai dự án này. Từ chưa có gì, bạn bắt đầu để chính mình và nhân viên của mình có thể làm quen với thuật ngữ KPI, hiểu thế nào là chỉ tiêu, thước đo đánh giá năng lực, hiệu suất từ chính công việc họ đang làm hàng ngày, thay vì từ trước đến nay vẫn là những đánh giá cảm tính của cấp quản lý. Hãy để mỗi nhân viên xuất phát từ chính chức năng nhiệm vụ và phân công công việc của họ, đề ra mục tiêu chính trong công việc mà họ phải thực hiện. Chưa cần đánh giá số lượng như vậy là nhiều hay ít, hỗ trợ họ thiết lập thước đo để đo lường từ kết quả công việc và cuối cùng là đặt ra chỉ tiêu kế hoạch cho nó. Từ kế hoạch hành động như vậy sẽ dần thay đổi hành vi của nhân viên, nhằm hướng đến nâng cao hiệu quả, năng suất lao động của doanh nghiệp. Như vậy là doanh nghiệp đã thành công được 50% dự án rồi, phần còn lại sẽ phụ thuộc vào hai giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn 2: Đánh giá, điều chỉnh

Sau khi kết thúc giai đoạn 1, điều tiếp theo là phải triển khai đánh giá lại những KPI đã xây dựng, xem chỗ nào chưa phù hợp, chỗ nào cần điều chỉnh, chỗ nào cần bổ sung cho hợp lý và hiệu quả hơn. Dù sai ít, hay sai nhiều thì cũng đừng nản lòng, bởi không có gì là hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên. Các em bé khi chập chững tập đi cũng phải vấp ngã rồi mới đi vững. Có vấp ngã thì mới rút được kinh nghiệm để vững vàng hơn, giữ thăng bằng tốt hơn. Đừng vội nản chí, hãy đúc rút kinh nghiệm và tiếp tục hoàn thiện, từ những sai lầm mới có thể thành công.

Đây chính là giai đoạn để hoàn thiện các hệ thống quản lý nếu thấy còn hổng, là nền tảng quan trọng giúp bạn thành công trong giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn 3: Hoàn thiện

Sau khi đánh giá kết quả giai đoạn 1 và hoàn thiện giai đoạn 2, bạn sẽ xác định được mình cần hoàn thiện gì cuối cùng. Giai đoạn này bạn cũng đã được trang bị kiến thức đầy đủ về hệ thống KPI. Hãy chuyển đổi kiến thức một cách bài bản để làm cơ sở phân chia các mục tiêu xuống từng bộ phận, phòng ban và cuối cùng là các cá nhân. Như vậy, bạn không chỉ phân quyền mà còn tạo động lực và huy động sức mạnh của cả tập thể để hướng đến mục tiêu, chiến lược chung của cả tổ chức một cách nhất quán, bài bản và hiệu quả. Về khía cạnh nhân sự, bạn đã tạo động lực được cho nhân viên một cách tốt hơn, được đánh giá công bằng, chính xác, được trả lương đúng năng lực nên họ sẽ cống hiến hết mình cho tổ chức, từ đó làm tăng năng suất lao động chung của tổ chức.

Để xây dựng hệ thống KPI thành công là câu hỏi không dễ dàng để có ngay đáp án. Cho dù doanh nghiệp có “nằm lòng” đủ lý thuyết thì chặng đường để hiện thực hóa thành công vẫn rất gian nan. Bởi vậy, doanh nghiệp muốn phát huy sức mạnh của KPI cần phải liên tục đánh giá hiệu quả áp dụng, thực hiện cải tiến để phù hợp với tình hình thực tế của từng giai đoạn.

Bình luận