Sale quá tải, phải giải quyết như thế nào?

Độ “vênh” giữa mong muốn doanh số của ban lãnh đạo và năng lực thực thi của nhân viên bán hàng là tình trạng thường gặp ở nhiều doanh nghiệp. Trước áp lực của tổ chức, người quản lý bán hàng thường mong muốn tăng số lượng nhân viên nhưng rất ít khi được đáp ứng. Vậy làm thế nào để thúc đẩy đội ngũ sales đạt đích đến mới của tổ chức mà không vướng nguy cơ quá tải?

Việc đội ngũ sales rơi vào ngưỡng quá tải là điều thường gặp. Bởi vậy, trước khi áp dụng bất cứ phương án nào để thúc đẩy doanh số, người quản lý cần có cái nhìn sâu sắc dưới nhiều góc độ khác nhau:

• Mục tiêu doanh số và các chỉ tiêu: Ngưỡng ở đây không nên hiểu là mức cố định về doanh số và các chỉ số khác nhau mà phải căn cứ theo nhu cầu và khả năng mua hàng của khách hàng tại từng thời điểm. Bởi vậy, nhà quản lý phải điều chỉnh chi tiêu theo thời cuộc chứ không nên gò bó, bắt ép một cách cứng nhắc.
• Năng suất làm việc của đội sales: Mỗi một cá nhân đều chỉ có khả năng làm việc trong một ngưỡng nhất định. Ngưỡng này phải được đo đếm và xác định cụ thể theo năng suất lao động. Chẳng hạn như, một nhân viên bán hàng phải mất tối thiểu 10 phút để gọi cho một khách hàng (cả quen lẫn lạ) thì một ngày làm việc 8 tiếng chỉ có thể gọi tối đa 48 khách hàng chứ không thể hơn được nữa.

Khi nhân viên sale bắt đầu quá tải, họ không thể duy trì công việc để đảm bảo hiệu quả. Người quản lý cần nắm bắt và phát hiện kịp thời thông qua việc đổi trả hàng, dịch vụ chăm sóc khách hàng không tối ưu,… Trong trường hợp này, chủ doanh nghiệp và quản lý phải có sự thay đổi cách suy nghĩ nếu không muốn sales bỏ đi.

Cân đối ra sao để phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp?

Khi đội ngũ sales quá tải thì việc cân đối nguồn lực, công việc là điều bắt buộc. Hoàn toàn có thể làm nhiều hơn với nguồn lực hiện tại nếu có phương pháp thúc đẩy tối đa hiệu suất công việc. Đầu tiên là phải hiểu cơ chế phân bổ ngân sách, thời gian của đội sales. Điều cơ bản để có cái nhìn toàn diện về vấn đề này là phải trả lời được các câu hỏi sau:

• Hoạt động chính mỗi người thực hiện hàng ngày là gì?

• Lượng thời gian trong một tuần họ dành cho các hoạt động chính này?

• Những hoạt động nào mang tính chất cốt lõi hoặc liên quan đến các dự án đặc biệt

Sau khi thu thập được dữ liệu này, bước tiếp theo là tập trung vào các vấn đề mà nhóm đang dành nhiều thời gian nhất. Để tạo thêm thời gian cho nhân viên sales thúc đẩy doanh số, người lãnh đạo cần loại bỏ những công việc nặng nề, giảm tải khối lượng công việc hoặc cải thiện năng suất bằng cách làm việc chặt chẽ với các nhóm của họ. Theo chia sẻ của Dutta Satadip, Giám đốc toàn cầu bộ phận Hoạt động khách hàng của mạng xã hội Pinterest trên trang Harvard Business Review, một tổ chức ông từng làm việc đã yêu cầu các nhân viên cung cấp tên của tất cả các dự án mình phụ trách, mục đích, và mức độ hoàn thành. Bằng cách loại bỏ các dự án nội bộ có giá trị thấp hơn, các nhân viên có thời gian tập trung sâu hơn vào các dự án của khách dẫn đến tỷ lệ chấp nhận sản phẩm tăng lên.

Theo ông Đỗ Xuân Tùng – Chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo và tư vấn bán hàng cho biết, có ba cách để thúc đẩy năng suất làm việc của đội sales.

Một là, đưa công nghệ vào để giải quyết các công việc lặp lại, những nhiệm vụ tạo giá trị thấp nhằm gia tăng năng suất làm việc. Và các doanh nghiệp nước ngoài đang làm rất tốt điều này. Chẳng hạn, tại công ty cũ của Dutta Satadip có một nhóm chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng để tích hợp công nghệ vào sản phẩm của đối tác. Thông thường sẽ phải mất năm tuần – một khoảng thời gian quá dài. Sau khi rà soát lại các quy trình làm việc, hãng thấy rằng họ mất rất nhiều thời gian cho các cuộc họp hỗ trợ thắc mắc của khách hàng, trong khi đó các khách hàng lại có một số câu hỏi rất giống nhau. Nhóm này quyết định viết một phần mềm giúp kiểm tra tất cả các lỗi phổ biến, gửi báo cáo trước khi một cuộc họp hỗ trợ khách hàng diễn ra. Điều chỉnh đơn giản này cho phép công ty tiết kiệm tổng cộng 30 giờ (gần 4 ngày làm việc).

Hai là, đào tạo huấn luyện kỹ năng để nhân viên làm tốt hơn. Thứ ba, ngoài việc tạo ra thêm cơ chế để nhân viên tập trung “tạo số”, tinh thần cũng cần được lưu ý. Trách nhiệm thuộc về quản lý đội sales hoặc một phòng ban có chức năng tương tác với đội sales thường xuyên như phòng phát triển sản phẩm, marketing… Yêu cầu đưa ra là sự động viên không được lặp lại theo cùng một kiểu quá nhiều lần vì nó sẽ phản tác dụng. Sẽ có trường hợp dù đội sales chưa chạy “hết công suất”, nhưng vì quản lý cư xử kém nên có đưa ra cơ chế thưởng phạt thế nào thì doanh số cũng không tăng thêm.

Đỗ Xuân Tùng – Giám đốc Công ty Tư vấn và đào tạo Nhân Việt