Xét tới đặc điểm đa tầng của hệ thống phân phối gồm: nhà cung cấp; nhà phân phối, môi giới trung gian, nhà bán lẻ và người tiêu dùng cuối thì việc lựa chọn một phần mềm thích hợp để quản lý xuyên suốt chuỗi cung ứng là vô cùng cần thiết. Nhưng làm thế nào để lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với mức chi phí hợp lý? Có rất nhiều yếu tố được xem xét trong khi lựa chọn một Phần mềm quản lý cho doanh nghiệp phân phối của bạn. Nó phụ thuộc nhiều vào quy mô, nhu cầu, nhiệm vụ và quy trình cần được tự động hóa là gì. Bài viết sau đây sẽ đem đến cho bạn gợi ý về top 7 phần mềm hữu ích doanh nghiệp phân phối cần sở hữu. 

1.  Phần mềm Quản trị hệ thống phân phối (DMS)

Phần mềm DMS (Distribution management system) là phần mềm chuyên biệt được xây dựng riêng để phục vụ cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực phân phối, giúp quản lý các hoạt động lưu thông hàng hóa ra thị trường, diễn biến tại các kênh phân phối, bao gồm quản lý nhân viên thị trường, tự động hóa bán hàng, kiểm soát hàng tồn và các biến động ngoài thị trường, quản lý công nợ,…

Phần mềm DMS có vai trò quan trọng số 1 đối với sự phát triển của doanh nghiệp phân phối. Nó giống như xương sống để vận hành doanh nghiệp bởi DMS có thể thay đổi toàn bộ phương thức quản trị từ thủ công (sổ sách, giấy tờ, các ứng dụng không chuyên gây thất thoát lớn) sang tự động (hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây) và xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa Nhà sản xuất – Nhà Phân phối – Điểm bán.

Nhân tố tham gia trực tiếp để vận hành phần mềm gồm có Nhà Quản lý/ Giám sát, nhân viên sales đi thị trường và kế toán/ thủ kho. Trong đó, đội ngũ sales đóng vai trò nòng cốt là cầu nối giữa doanh nghiệp với nhà phân phối và thị trường. Mọi dữ liệu khi đi tuyến viếng thăm khách hàng sẽ được đẩy lên phần mềm và gửi về cho Giám sát, Kế toán theo thời gian thực. Thông qua phần mềm DMS, các bộ phận sẽ tương tác với nhau theo quy trình làm việc chuẩn, minh bạch dữ liệu và tạo nên một “dòng chảy xuyên suốt” cho sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối. 

Phần mềm đề xuất: MobiWork DMS

Website: http://mobiwork.vn/

Chi phí sử dụng phần mềm: Liên hệ nhà cung cấp 

4 nhóm tính năng cơ bản của phần mềm MobiWork DMS là:

  • Giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường theo thời gian thực, quản lý lộ trình di chuyển, chuẩn hóa quy trình viếng thăm điểm bán, nâng cao hiệu quả đặt đơn, thiết lập KPIs cho sales,…
  • Quản lý bán hàng: Lên đơn hàng tự động, xử lý đơn hàng, duyệt đơn tự động,…
  • Quản lý điểm bán: quản lý tồn kho, công nợ, quản lý chương trình khuyến mãi, chương trình trả thưởng, chấm điểm trưng bày, thiết lập KPIs điểm bán, xử lý vấn đề phát sinh,…
  • Quản lý hệ thống báo cáo về diễn biến của kênh phân phối, độ phủ thị phần từng sản phẩm, dữ liệu giám sát nhân viên bán hàng, kết quả kinh doanh mọi thời điểm,…

2. Phần mềm Quản lý nhân sự (HRM)

Phần mềm quản lý nhân sự là những ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chuẩn hóa quy trình nhân sự như quản lý, số hóa hồ sơ nhân sự; quản lý tuyển dụng nhân sự; quản lý và đánh giá KPIs và phát triển nguồn nhân lực – nguồn tài nguyên có giá trị nhất của mọi Doanh nghiệp.

Các phần mềm HRM thường được thiết kế trực quan, gần gũi với người dùng, và bám sát vào yêu cầu nghiệp vụ của Doanh nghiệp. Với Doanh nghiệp phân phối, quản lý nhân sự cần chú trọng vào công tác tuyển dụng/ đào tạo sales; kiểm soát hồ sơ nhân viên; quản lý chấm công – tính lương; đánh giá chỉ tiêu KPIs; số ngày nghỉ phép,…

Việc lựa chọn ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự vào thực tế không quá phức tạp như các phần mềm quản trị khác. Tuy nhiên, bạn phải cân nhắc kỹ sao cho quy mô nhân sự muốn quản trị phù hợp với ngân sách đang có, cũng như hợp với tư duy và phong cách quản lý nhân sự của chủ doanh nghiệp hiện tại.

Phần mềm đề xuất: FastWork HRM+

Website: https://fastwork.vn/

Các phân hệ chính của phần mềm FastWork HRM+ là:

  • Quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự: Tính năng quản lý hồ sơ nhân viên giúp nhà quản lý, quản lý, lưu giữ tập trung thông tin nhân sự, không thất lạc thông tin. Đặc biệt với Doanh nghiệp sở hữu đội Sales đông đảo lên đến hàng nghìn người, phần mềm giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin hồ sơ nhân viên.
  • Quản lý tuyển dụng nhân sự: Thực tế đội ngũ nhân viên Sales luôn có sự thay đổi liên tục. Phần mềm giúp quản lý và nâng cao chất lượng đội ngũ Sales ngay từ khâu tuyển dụng đầu vào. 
  • Đánh giá KPIs nhân sự: Phần mềm đo lường, đánh giá hiệu quả được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng hoặc cá nhân trong việc đạt được mục tiêu.

3. Phần mềm Quản lý kho (WMS)

Phần mềm quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) là một phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát, điều phối hoạt động ra vào của luồng nguyên liệu và thành phẩm trong kho. 

Phần mềm quản lý kho không chỉ giúp chủ doanh nghiệp phân phối cắt giảm chi phí lưu kho mà còn đảm bảo cho hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được diễn ra liên tục, ổn định.

Như chúng ta đã biết, hàng tồn kho trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần xác định giá thành sản phẩm, giá vốn của hàng bán và từ đó xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá sức tiêu thụ của thị trường, dự đoán được nhu cầu của khách hàng nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.

Các công ty nhỏ quản lý kho hàng theo phương thức truyền thống tốn đến 30% chi phí ẩn vì không kiểm soát được định mức tồn kho làm tăng chi phí mặt bằng, chi phí bảo quản sản phẩm, chậm vòng quay vốn. Dù kinh doanh nhỏ hay có hệ thống phân phối rộng khắp thì đầu tư vào một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp không bao giờ là thừa.

Phần mềm đề xuất: IBM Sterling WMS

Website: https://www.ibm.com/vn-en

Tình năng nổi bật:

  • Quản lý hàng hóa nhập vào từ nhà cung cấp, quản lý hàng trong kho và việc bổ sung hàng hóa trong kho qua các kênh bán hàng đa dạng.
  • Theo dõi “đường đi” của hàng hóa: Phần mềm kiểm soát hàng hóa từ khâu nhập tồn kho đến khi được lên đơn hàng và tận đến khi hoàn thành việc chuyển giao cuối cho nhân viên vận chuyển.
  • Phần mềm cung cấp dữ liệu trong thời gian thực và tự động hoá các quy trình trong kho, hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch, tối ưu việc quản lý kho.

Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm về: Cách quản lý nhập/ xuất tồn kho theo số lô, hạn dùng không bao giờ bỏ sót hàng hóa tại đây

4. Phần mềm Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management – Quản trị quan hệ khách hàng) là phần mềm giúp quản lý các thông tin từ tên, số điện thoại, email, tài khoản đến việc nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng nhu cầu và thói quen của khách hàng, tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, phục vụ khách hàng tốt hơn với mối quan hệ tốt đẹp bền vững.

Với doanh nghiệp phân phối, khách hàng ở đây chính là các đại lý, điểm bán. Tùy vào kênh bán hàng mà doanh nghiệp triển khai thì đối tượng khách hàng cụ thể sẽ khác nhau. Khách hàng nằm trong kênh bán hàng truyền thống là: cửa hàng bán lẻ nhỏ, cửa hàng tạp hóa, tiểu thương trong chợ truyền thống, chợ đầu mối… Còn khách hàng nằm trong kênh bán hàng hiện đại gồm: hệ thống siêu thị, trung tâm phân phối, trung tâm thương mại…

Quản lý tốt quan hệ với các đại lý/ điểm bán sẽ giúp nhà phân phối có được danh sách khách hàng trung thành và từ đó dễ dàng củng cố, mở rộng hệ thống phân phối. 

phan-mem-crm-nao-tot

Phần mềm đề xuất: GETFLY

Website: https://getfly.vn/

Lợi ích khi sử dụng GETFLY CRM:

  • Quản lý toàn bộ thông tin khách hàng: Tên đơn vị, người liên hệ, số điện thoại, email, skype, địa chỉ, nhu cầu quan tâm…
  • Lịch sử giao dịch và hồ sơ khách hàng được lưu rõ ràng.
  • Cài đặt tự động gửi Email và SMS giúp tiết kiệm thời gian, chi phí.

5. Phần mềm Quản lý Thông tin Sản phẩm (PIM)

Phần mềm Quản lý Thông tin Sản phẩm (PIM – Product Information Management) là công cụ lưu trữ, quản lý tất cả những dữ liệu về sản phẩm, dịch vụ của Doanh nghiệp bao gồm: tên sản phẩm, mã sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn vị tính, giá nhập, giá xuất, và số tồn định mức của từng sản phẩm,…

Phần mềm PIM rất quan trọng với các doanh nghiệp phân phối, đặc biệt là ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) hoặc Hàng hóa đóng gói tiêu dùng (CPG) – nơi có các mặt hàng đa dạng về chủng loại được sản xuất với số lượng lớn hàng ngày. Việc triển khai phần mềm PIM phù hợp giúp các công ty quản lý thông tin sản phẩm và giải quyết các yêu cầu cụ thể về quy trình kinh doanh của ngành. 

Ví dụ: trong quá trình sales viếng thăm điểm bán, nhờ quản lý tốt thông tin sản phẩm nên có thể nhanh chóng tìm đúng tên, mã sản phẩm để lên đơn hàng ngay lập tức mà không cần mất thời gian tra cứu trên catalog. 

Có vai trò quan trọng nhưng Phần mềm Quản lý thông tin sản phẩm lại hoạt động cực kỳ đơn giản nên nó thường được tích hợp vào trong phần mềm DMS để tiện cho nhà phân phối ứng dụng. 

Để tối ưu hơn nữa việc định danh sản phẩm, một số phần mềm DMS hiện nay như MobiWork DMS còn tích hợp tính năng truy xuất hàng hóa bằng mã vạch (Barcode) để tiện cho nhân viên sales lên đơn hàng tại điểm bán hoặc kiểm tồn kho nhanh chóng hơn. 

Phần mềm đề xuất: Nếu vẫn muốn triển khai một phần mềm Quản lý thông tin sản phẩm chuyên biệt, bạn có thể tìm hiểu về phần mềm Salsify

Website: https://www.salsify.com/

Tính năng nổi bật:

  • Nhập thông tin sản phẩm mọi lúc, mọi nơi.
  • Tạo và sửa đổi dữ liệu trên bất kỳ sản phẩm nào hoặc toàn bộ danh mục sản phẩm.

6. Phần mềm Hoạch định Nhu cầu (DPS)

Phần mềm Hoạch định nhu cầu (DPS – Demand Planning Software) là phần mềm hoạt động dựa trên các số liệu thu thập được từ thị trường và các dữ liệu của doanh nghiệp đẩy lên để phân tích thống kê cho ra bản dự đoán xu hướng nhu cầu của khách hàng. 

Trước kia, doanh nghiệp phân phối rất “chật vật” trong việc theo dõi độ phủ, thị phần của sản phẩm bởi phần lớn thông tin đều phải dựa vào phản hồi của các đại lý/ điểm bán, người môi giới trung gian thì đến nay, chỉ cần đầu tư vào phần phần mềm DPS để nhanh chóng có được những bản kế hoạch như mong muốn vào mọi lúc, mọi nơi. 

Lập kế hoạch dự đoán nhu cầu khách hàng là một phần thiết yếu của quy trình quản lý chuỗi cung ứng. Dự báo đáng tin cậy có thể giúp nhà lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn trong việc có nên đẩy mạnh sản xuất mặt hàng A thay vì mặt hàng B hay không? Nhu cầu thị trường thì luôn biến động từng ngày. Nắm bắt được xu hướng thị trường giúp doanh nghiệp phân phối lên kế hoạch sản xuất, lưu tồn kho thông minh hơn, tiết kiệm thời gian và chính xác hơn.

Phần mềm đề xuất: Kinaxis Rapid Response

Website: https://www.kinaxis.com/en

Tổng hợp tính năng chính:

  • Dự báo với chu kỳ lập kế hoạch nhu cầu ngắn hơn.
  • Tích hợp các chức năng chuỗi cung ứng khác, bao gồm quản lý vòng đời sản phẩm.
  • Phối hợp chặt chẽ để tối đa hóa doanh thu, giải quyết rủi ro cung và cầu để giảm chi phí.

Kết luận

Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp phân phối nhỏ hay đang đứng đầu một doanh nghiệp sản xuất và phân phối quy mô tầm cỡ thì chắc chắn sẽ có lúc đối mặt với tình trạng phải xử lý quá nhiều công việc cùng một lúc và mọi thứ dường như vượt ngoài tầm kiểm soát. Đó là lý do vì sao các Phần mềm quản trị ra đời để giúp chủ Doanh nghiệp giảm tải áp lực bằng cách tự động hóa quy trình làm việc, dự đoán rủi ro và cải thiện hiệu quả tổng thể. Hiện nay, ngày càng có nhiều tổ chức hoặc công ty đầu tư vào Phần mềm quản trị để bắt kịp xu hướng “số hóa” hoạt động kinh doanh của mình. Mong rằng bài viết này của Quản trị phân phối sẽ hữu ích cho sự lựa chọn của bạn. 

Bình luận