Phần mềm quản lý hệ thống phân phối (hay còn gọi là phần mềm DMS) giúp doanh nghiệp giải bài toán cải thiện và tối ưu hệ thống phân phối, nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng, giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hiện nay, thị trường DMS sôi động mang lại nhiều sự lựa chọn cho khách hàng với nhiều gói giải pháp khác nhau. Tuy nhiên, để triển khai giải pháp hiệu quả và chất lượng doanh nghiệp cần phải đặt câu hỏi “Làm thế nào để lựa chọn nhà cung cấp giải pháp chất lượng?”. Dưới đây là một số mẹo hay để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối tốt và phù hợp nhất hiện nay.

1. Nhà cung cấp uy tín

Sẽ là sự thiếu sót nếu doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp mà không có sự khảo sát năng lực trước. Để đánh giá được sự uy tín phải dựa trên nhiều tiêu chí như: thương hiệu, khách hàng đã triển khai, thời gian thành công, lộ trình triển khai dự án, đội ngũ kỹ thuật, hệ thống hỗ trợ khách hàng,… Điều đặc biệt là hãy lựa chọn nhà cung cấp có lượng khách hàng trung thành lớn, sử dụng nhiều năm vì điều đó chứng tỏ khách hàng hài lòng với phần mềm và dịch vụ được cung cấp.

2. Giải pháp sát với nhu cầu doanh nghiệp

Nghe có vẻ bất hợp lý nhưng trên thực tế nhiều doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu, đàm phán lại sử dụng những phần mềm không phù hợp với nhu cầu hay hình thức kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có thể do sự chủ quan trong khâu tìm hiểu hoặc do nhân viên bán hàng “tâng bốc” phần mềm đi quá xa. Ví dụ, nếu muốn nâng cao hiệu quả quản lý kênh phân phối, quản lý bán hàng tại từng điểm bán thì giải pháp DMS là sự lựa chọn hợp lý. Phần mềm không chỉ kiểm soát công việc bán hàng tại từng điểm bán lẻ như doanh thu, doanh số, hàng tồn, trưng bày sản phẩm mà còn hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ nhân viên bán hàng, xóa bỏ những thao tác thủ công.

6 Mẹo hay để lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối hiệu quả

3. Khả năng tích hợp với các giải pháp khác

Đây là khả năng tích hợp của phần mềm quản lý hệ thống phân phối với các hệ thống quản trị có sẵn của doanh nghiệp. Khả năng chuyển và cập nhật tất cả dữ liệu phần mềm từ hệ thống cũ mà doanh nghiệp đã triển khai trước đây sang hệ thống mới để tạo nên thành một hệ thống quản lý đồng bộ, thống nhất và dễ dàng quản lý.

Chẳng hạn như một công ty đang sử dụng một phần mềm kế toán và muốn quản lý đồng nhất dữ liệu bằng phần mềm DMS, họ sẽ cân nhắc liệu phần mềm này có cho phép nhập tất cả đơn hàng lịch sử và đơn hàng phát sinh lên hệ thống mới hay không. Hơn nữa, không thể bỏ qua vai trò quan trọng của nhà phân phối, đặc biệt với những nhà phân phối lớn và đang sử dụng phần mềm quản trị riêng của họ. Phần mềm quản lý hệ thống phân phối cần thỏa mãn được nhu cầu thiết yếu này.

4. Đảm bảo tính tương thích

Đây là yếu tố quyết định phần mềm nào sẽ thuận tiện nhất để doanh nghiệp triển khai mà không vướng phải khó khăn về hệ điều hành hay thiết bị.

Thông thường phần mềm bao gồm 2 phần: Phần tương tác với người dùng (Front-end) dành cho đội ngũ sales đi “chinh chiến” thị trường. Và phần lưu trữ cơ sở dữ liệu (Back-end) dành cho nhà sản xuất và nhà phân phối.  

Đối với các cấp quản lý họ thường theo dõi báo cáo kinh doanh theo thời gian thực nên thường ưu tiên phần mềm chạy trên nền tảng website mà không cần phải cài đặt thêm phần mềm hay công cụ hỗ trợ khác.

Song song đó, nhân viên sales với đặc thù công việc phải di chuyển nhiều và thường sử dụng thiết bị di động nên phần mềm cần được đồng bộ và hoạt động tốt với các kích cỡ màn hình khác nhau trên di động.

5. Đảm bảo tính linh hoạt

Linh hoạt quản lý

  • Có thể dễ dàng định nghĩa và thiết lập nhiều chương trình khuyến mãi, trưng bày, chấm điểm trưng bày, KPIs, tuyến bán hàng,…
  • Cây đơn vị quản lý và phân quyền linh hoạt

Đơn giản, dễ sử dụng

  • Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, thao tác dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
  • Cho phép làm việc ở chế độ Offline khi không có mạng 3G, wifi. Mọi thông tin dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS sẽ tự đồng bộ hóa khi có 3G, wifi.
  • Hỗ trợ nhiều phiên bản, thiết bị: phiên bản Mobile hỗ trợ trên 2 hệ điều hành Android và IOS (hệ điều hành phổ biến nhất tại Việt Nam).

“May đo” linh hoạt (Customize)

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối được cung cấp các tính năng sẵn có từ nhà phát triển, bởi thế nên lựa chọn nhà cung cấp có thể “may đo” tính năng phần mềm theo yêu cầu. Rõ ràng rằng một phần mềm DMS không để áp dụng đúng với tất cả các doanh nghiệp, tùy từng ngành hàng sẽ có những mô hình phân phối, quy trình quản lý khác nhau, từ đó nhu cầu áp dụng DMS cũng sẽ khác nhau.

6 Mẹo hay để lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối hiệu quả

6. Các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp

Các chính sách của nhà cung cấp cần có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp như:

Chính sách bảo mật thông tin và dữ liệu khách hàng

Tính bảo mật là một trong những tiêu chí vô cùng quan trọng. Phần mềm đạt tiêu chuẩn bảo mật quốc tế sẽ ngăn chặn được nguy cơ xâm phạm và đánh cắp dữ liệu kinh doanh “nhạy cảm”.

Ở khía cạnh thương mại, có 3 loại phân quyền tiêu biểu mà nhà sản xuất và phân phối cần quan tâm:

  • Phân quyền theo cấp độ người dùng: Phục vụ vài trăm đến vài ngàn người dùng từ nhân viên sales, kế toán, quản lý bán hàng, ban lãnh đạo… Bởi thế, phần mềm DMS phải phân quyền chính xác theo cấp độ người dùng, mỗi người chỉ xem và thao tác trong phạm vi quyền hạn tương ứng.
  • Bảo mật công cụ bán hàng: quyền sử dụng mỗi thiết bị di động chỉ được cấp cho một nhân viên duy nhất, người khác không thể truy cập vào nếu chưa có sự cho phép. Nếu xảy ra hiện tượng mất thiết bị, nhân viên này có khả năng khóa ứng dụng phần mềm quản lý kênh phân phối từ xa.
  • Phân quyền theo cấp độ công ty mẹ – công ty con: Mỗi công ty con sẽ có những chính sách bán hàng riêng, tất nhiên vẫn dựa vào chính sách do công ty mẹ triển khai nhưng để tránh chồng lấn, phần mềm DMS cần hỗ trợ phân quyền cho các công ty con một cách linh hoạt.

Chính sách hỗ trợ khi triển khai dự án

Để triển khai một dự án DMS không chỉ tốn kém chi phí và công sức mà quy trình áp dụng cũng cần thời gian để nhân viên có thể thích ứng. Bởi vậy, nhà cung cấp cần hỗ trợ doanh nghiệp đào tạo người dùng cuối, đảm bảo việc triển khai được đồng nhất giữa các bộ phận.

Dịch vụ hỗ sau bán hàng

  • Khi xảy ra sự cố chắc chắn doanh nghiệp luôn muốn được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp, bởi vì sự cố xảy ra đồng nghĩa với sự gián đoạn công việc và tệ hơn có thể là tổn thất. Nhiều doanh nghiệp thường than thở rằng: Phần mềm đáp ứng yêu cầu nhưng thỉnh thoảng gặp lỗi, họ không biết liên hệ với ai để giải quyết? Một nhà cung cấp tốt cần phải có một dịch vụ vượt trội, đội ngũ chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật luôn sẵn sàng giải quyết vấn đề. Làm thế nào để biết điều này? Hãy xem nhà cung cấp có hotline và tổng đài hỗ trợ không? Kiểm tra đội ngũ kỹ thuật có thực sự sẵn sàng hỗ trợ trong các khung giờ không.
  • Phần mềm luôn cập nhật mới: thị trường phân phối thay đổi từng ngày, thậm chí từng giờ. Vì vậy quy trình quản lý và nhu cầu khai thác thị trường của doanh nghiệp cũng thay đổi. Đồng nghĩa với việc phần mềm cần được update thường xuyên để bắt kịp các xu hướng này.

Hải Vân

6 Mẹo hay để lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối hiệu quả
5 (100%) 2 votes

Bình luận