Mỗi doanh nghiệp từ khi sinh ra, trong quá trình phát triển đều định hình mục tiêu cho mình. Để đạt được những mục tiêu đó thì điều kiện cần là nguồn lực (nguồn nhân lực, nguồn lực tài chính,..); điều kiện đủ là một kế hoạch tốt để có thể kiểm soát và đạt được mục tiêu một cách nhanh nhất. Khi mục tiêu đã được cụ thể hóa, rõ ràng, nguồn lực sẵn sàng, chúng ta không quá khó khăn để tiến hành xây dựng kế hoạch bằng việc chia nhỏ mục tiêu theo trục thời gian năm, quý, tháng, tuần, ngày, thậm chí là hàng giờ.

Trên thực tế, một kế hoạch dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì cũng không bao giờ là hoàn hảo, điều chúng ta cần làm là kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch thường xuyên nhằm hướng đến mục tiêu cải thiện hiệu suất, tiến đến mục tiêu nhanh hơn và tốn ít nguồn lực hơn. Thực hiện đánh giá hiệu quả công việc là một trong những giải pháp giúp kiểm soát được các kế hoạch đặt ra. Điều này không hề đơn giản khi bị phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn đã có được một chương trình đo lường số liệu đúng lúc, đúng chỗ hay chưa. Bài viết này có thể giúp bạn tạo ra chương trình đo lường số liệu cho riêng mình, hoặc đánh giá xem liệu chương trình hiện tại liệu có đủ để chứng minh sự tồn tại của bạn là đáng giá hay không.

Đánh giá thực hiện công việc

Những con số biết nói: Khi các con số không chỉ dừng lại là các con số

Càng ngày càng có nhiều mối quan tâm đặc biệt hơn dành cho việc quản lý chỉ số, thậm chí còn có hẳn một ngành chuyên nghiên cứu về quản lý chỉ số (Metrics Management).  Các chỉ số trong một dự án có thể được chia thành ba loại:

  • Các phép đo lường thuần túy (Ví dụ: Ước tính độ chính xác)
  • Các thước đo thành công của dự án (Ví dụ: Sự hài lòng của các bên liên quan)
  • Các thước đo lợi nhuận của dự án (Ví dụ: ROI – Hệ số thu nhập trên đầu tư (Return On Investment).

Ở cấp độ vĩ mô, quản lý số liệu có nghĩa là xác định và theo dõi các mục tiêu chiến lược. Điều này được thực hiện bằng cách nhìn vào những số liệu công việc, xác định được tình trạng các gói nhiệm vụ ở cấp độ cao hơn, sau đó các gói công việc này sẽ được báo cáo tới các bên liên quan và khách hàng của dự án. Các loại dự án khác nhau sẽ yêu cầu các loại số liệu khác nhau – chúng ta không thể áp dụng cách đo lường của một dự án phát triển phần mềm cho một dự án chuyển đổi mua bán sáp nhập và mua lại.

Thông thường người ta nói về số liệu kiểu như là: “Cái gì mà không đo lường được thì không quản lý được”. Rõ ràng là việc thiếu các chỉ số có thể khiến một người quản lý gặp khó khăn trong việc thực hiện công việc của mình. Lúc đó, các số liệu sẽ trở nên cực kỳ hữu ích.

Đánh giá thực hiện công việc

Đưa ra một chương trình đo lường với số liệu rõ ràng

1. Trọng số công việc

Trọng số thể hiện mức độ quan trọng của một KPI so với những KPI khác trong toàn bộ KPI của cá nhân một người. Được biểu diễn qua tỷ lệ % hiệu suất tối đa mà KPI đó đạt trong tổng 100% điểm hiệu suất của một cá nhân.

Việc chia trọng số sẽ giúp nhân viên nắm bắt tốt công việc, phân chia nguồn lực và thời gian làm việc hiệu quả. Hiệu suất làm việc của nhân viên được đánh giá chính xác qua từng giai đoạn. Đánh giá được tỷ lệ đóng góp của 1 KPI đối với toàn bộ KPI của 1 cá nhân.

Chẳng hạn như, một nhân viên có thể đảm nhiệm cùng lúc 5-7 công việc, nhưng những công việc này có tầm quan trọng và đóng góp không giống nhau. Vì thế công việc được chia làm 3 nhóm chính:

Thời gian thực hiện Ảnh hưởng đến mục tiêu chung

Nhóm A

Nhiều Nhiều

Nhóm B

Ít

Nhiều

Nhiều

Ít

Nhóm C Ít

Ít

 

Như vậy, trọng số của mỗi nhóm công việc sẽ được tính bằng đơn vị %, dựa trên mức độ quan trọng và đóng góp của chúng.

Bước 1: Xác định mức độ quan trọng của KPI theo nhóm A, B và C như trên.

Bước 2: Xác định trọng số của từng nhóm (cần sự thống nhất trên toàn bộ doanh nghiệp)

Hiệu suất từng KPI = (Điểm của nhóm / Tổng KPI)

Ví dụ: Nhân viên N đạt 9 KPI, trong đó:

  • 5 KPI thuộc nhóm A
  • 3 KPI thuộc nhóm B
  • 1 KPI thuộc nhóm C

Như vậy, cách tính KPI dựa trên trọng số có thể như sau:

Bước 1: Xác định nhóm

Bước 2: Tính % trọng số

1

A

27%

2

A

27%
3 B

16%

4 B

16%

5

C

14%

 

Trọng số sẽ rất khó để đưa ra ngay từ lần thiết lập đầu tiên vì doanh nghiệp chưa có những dữ liệu cụ thể làm cơ sở cho việc xác định tầm quan trọng của từng KPI. Vì vậy, đối với những KPI chưa có số liệu từ trước, doanh nghiệp nên phân chia trọng số đều nhau. Sau 1 – 2 kỳ đánh giá, việc đề xuất trọng số cho những KPI sẽ được thực hiện dễ dàng hơn.

Việc đặt trọng số cần thực hiện theo vai trò: nhân viên có quyền đề xuất mức trọng số của mình nhưng cấp quản lý trực tiếp là người phê duyệt và thống nhất đối với bộ KPI của nhân viên do mình quản lý.

2. Chỉ số SPI cho công việc

SPI của một công việc giúp đánh giá khả năng hoàn thành đúng tiến độ hay chậm tiến độ một cách rõ ràng. Chúng ta cùng nhìn vào công thức tính SPI sau:

SPI = (% tiến độ/100) * ((Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu) / (Ngày hiện tại – Ngày bắt đầu))

Như vậy, SPI của bạn bằng 1 có nghĩa kế hoạch sẽ hoàn thành đúng tiến độ, SPI nhỏ hơn 1 (ví dụ 0,9) có nghĩa kế hoạch sẽ có nguy cơ chậm tiến độ so với kế hoạch, SPI lớn hơn 1 (ví dụ 1.5) có nghĩa kế hoạch có khả năng xong sớm hơn dự kiến. 

Điều này cho chúng ta thấy có thể dùng SPI như 1 chỉ số nhằm dự báo trước được các khả năng về mặt thời gian của các tiến độ. Với ý nghĩa của nó, SPI là cơ sở để chúng ta dự báo sớm nguy cơ ảnh hưởng tiến độ và sử dụng làm điểm số đánh giá nguồn lực về mặt đảm bảo tiến độ, thời gian trong công việc. Một khi hồ sơ nguồn lực về chỉ số SPI đã được lưu giữ, chúng ta có thể sử dụng nó như một nhân tố then chốt trong việc phân bổ và cân đối nguồn lực khi điều chỉnh cũng như triển khai các kế hoạch tiếp theo.

3. Chỉ số CPI cho công việc

CPI của một công việc giúp chúng ta đo lường hiệu quả của từng công việc, dự án. Công thức CPI được tính như sau:

CPI = (% tiến độ/100) * (số giờ đã qua + Giờ thực tế) / Giờ thực tế

Như vậy, chỉ số này giúp chúng ta đo lường về mặt chi phí (tính hiệu quả). CPI nhỏ hơn 1 (ví dụ 0,9) có nghĩa tính hiệu quả thấp đầu tư 1 đồng chỉ thu về được 0,9 đồng. CPI lớn hơn 1 (ví dụ 1,2) tính hiệu quả cao đầu tư 1 đồng có thể thu về 1,2 đồng. 

Với ý nghĩa của nó CPI là cơ sở để chúng ta đánh giá tính hiệu quả của công việc, dự án hay nói cách khác là căn cứ chúng ta cho điểm số về chất lượng công việc. Tóm lại, khi đánh giá một công việc để tránh yếu tố cảm tính chúng ta hoàn toàn có thể dựa vào các chỉ số và trọng số đo lường được để tính toán điểm số của một công việc. 

4. Điểm đánh giá công việc

Dưới đây là gợi ý công thức để có được điểm số đánh giá công việc:

Tổng điểm = Trọng số (mức độ quan trọng so với mục tiêu được xác định ngay khi lập kế hoạch) * (Trọng số quan trọng của yếu tố tiến độ * SPI + Trọng số quan trọng của yếu tố chất lượng * CPI)

Như vậy, bằng 1 vài tính toán chúng ta có thể sử dụng trọng số, SPI, CPI của công việc để giúp nhà quản lý thực hiện đánh giá công việc trở lên đơn giản hơn, khách quan hơn và chính xác hơn.

Quá trình đánh giá thực hiện công việc n có tầm quan trọng rất lớn mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua và triển khai nó. Bởi vì đây thực sự là một cơ hội để doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên hùng mạnh, vươn lên trong môi trường khi mà tính cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay.

Tuấn Hùng

Đánh giá thực hiện công việc: Quản lý những con số biết nói SPI, CPI và trọng số
5 (100%) 5 votes

Bình luận