Quản lý dự án không phải một công việc dễ dàng, nhà quản lý cần có nhiều kỹ năng và năng lực để điều hướng dự án qua nhiều giai đoạn trước khi về đích. Việc quản lý dự án phải được thực hiện thường xuyên, giám sát những thay đổi quan trọng, các phát sinh bất thường trong quá trình triển khai dự án. Để một dự án được cho là khả thi về chức năng và ngân sách, dưới đây là những công cụ giúp bạn kiểm soát và giám sát dự án toàn diện.

Kiểm soát chất lượng và giám sát

Nhật ký dự án

Nhật ký dự án là lịch sử tổng hợp tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày trong một dự án. Nhật ký được viết để theo dõi tình trạng của mỗi dự án theo thực tế làm việc của từng thành viên, từng công việc và đây có thể là tài sản kế thừa vô cùng quý báu với các dự án tiếp theo. 

Giống như một hồ sơ về các hoạt động, sự kiện hay quy trình quan trọng xảy ra trong suốt vòng đời của một dự án, nó thể hiện sự hiểu biết, kinh nghiệm của mỗi thành viên tham gia và là nơi mà các nhà quản lý tìm ra những điều nhỏ nhặt tạo nên thành công hay thất bại của một dự án. Để làm việc hiệu quả hơn, các cuộc họp cũng nên được lưu trữ bằng nhật ký, các nhóm dự án cũng có thể đóng góp về những gì đang hoạt động tốt và cần cải thiện những gì trước khi đưa ra hành động tiếp theo.

Để cập nhật nhật ký hàng ngày chắc chắn sẽ mất tương đối thời gian khi tìm lại thông tin theo cách lưu trữ truyền thống. Hãy tiết kiệm thời gian hơn thông qua phần mềm quản lý dự án, giúp người dùng có thể cập nhật thường xuyên, ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào và tìm kiếm dễ dàng thông qua nhiều tiêu chí như người phụ trách, ngày, giờ, tên dự án,… Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ phân quyền và xem nhật ký, đảm bảo các thông tin quan trọng này chỉ xuất hiện với những đối tượng thực sự cần đến. Tất cả các chức năng này trong một giao diện người dùng cực kỳ đơn giản, do đó thật dễ dàng để thiết lập và quản lý nhật ký dự án của bạn.

Báo cáo dự án

Báo cáo dự án là bản tóm tắt các công việc đã được thực hiện, các hoạt động này có hoàn thành đúng hạn hay không, hay đang bị trễ tiến độ. Thông qua đó, báo cáo dự án giúp nhà quản lý đánh giá tiến độ thực của mỗi cá nhân và xác định được những điểm mạnh, điểm yếu của họ. Đồng thời đưa ra các quyết định sáng suốt về các kế hoạch đào tạo, phát triển cần thiết cho mỗi nhân viên và phân công trách nhiệm thực hiện công việc.

Với các phần mềm quản lý dự án hiện các, mọi thông tin đều được nhập trên form nhập liệu, cho phép cập nhật, theo dõi nhật ký/báo cáo thực hiện công việc và kiểm soát tiến độ dự án theo tuần/tháng dựa trên việc đánh giá các tiêu chí (nguồn lực, tiến độ, phạm vi) của dự án. Báo cáo này trình bày ngắn gọn, súc tích, đầy đủ thông tin và dễ dàng khai thác.

Kiểm soát chất lượng và giám sát

Health check

Các dự án luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro mỗi ngày. Có không ít các lý do xuất hiện trong quá trình triển khai khiến dự án đi vào bế tắc tuy nhiên nhiều trong số đó có thể tránh được với kiểm tra sức khỏe của dự án. Kiểm tra sức khỏe dự án cho phép nhà quản lý nhìn lại các công việc đã được thực hiện trong khoảng thời gian nhất định để đánh giá tình trạng thực tế của dự án một cách khách quan. Có thể bạn đã biết trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh, chi phí khắc phục hậu quả do sai sót luôn lớn hơn nhiều lần chi phí ngăn chặn nó. Một vấn đề xuất hiện lờ mờ có thể không bị phát hiện hoặc bị bỏ qua sau thời gian tích tụ tạo thành những cú đòn chí mạng đánh gục một dự án kể cả khi nó tưởng chừng đang đi đến thành công.

Sử dụng dấu hiệu cảnh báo để giải cứu kịp thời một dự án đang đi vào bế tắc, các tổ chức chọn sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp họ tự động lọc ra các dự án có độ rủi ro cao dựa vào báo cáo tuần dự án để tiến hành đánh giá lại sức khỏe (Health check) của dự án sau đó thay bạn tự động gửi thông báo (Email, SMS) đến người phụ trách khi dự án phát sinh rủi ro. Đồng thời những người phụ trách cũng có quyền thêm thông tin đánh giá sức khỏe dự án và kiểm tra sức khỏe dự án thông qua đánh giá phạm vi, chi phí, thời gian, chất lượng dự án….

Kiểm soát chất lượng và giám sát

Thiết lập kiểm soát tự động

Kiểm soát tự động trong dự án giúp nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian cho các cảnh báo công việc được gửi đi đúng người, đúng thời điểm. Cụ thể hơn chức năng này giúp gửi đi những thông báo kịp thời về tiến độ dự án, cập nhật công việc qua Email, SMS theo cơ cấu dự án đảm bảo thành viên nhận thức kịp thời tiến trình công việc và có những hành động cải thiện hiệu quả.

SPI (Schedule Performance Index): Là chỉ số đo lường tiến độ triển khai dự án. Hay nói cách khác, chỉ số tiến độ SPI cho phép bạn thấy được hiệu quả tiến độ thực tế triển khai dự án so với kế hoạch đã xây dựng trước đó.

Chỉ số tiến độ SPI được xác định bằng tỷ lệ giá trị thực tế thu được so với giá trị kế hoạch.

Schedule Performance Index = (Giá trị thu được) / (Giá trị đã lập kế hoạch)

SPI = EV / PV

Mốc mục tiêu: Là một trong những điểm quan trọng đánh dấu việc hoàn thành một giai đoạn chính trong quá trình thực thi dự án. Các mốc này thường được sử dụng để đánh dấu cho những cột mốc bắt đầu hoặc kết thúc quan trọng trong tiến trình triển khai dự án. Các mốc này sẽ chia lịch trình triển khai thành nhiều giai đoạn, qua đó giúp cho việc kiểm soát và giám sát dự án được hiệu quả hơn.

Vì vậy khi bắt đầu một dự án các mốc mục tiêu giúp ích rất nhiều cho quá trình lập kế hoạch, cụ thể nó cung cấp cách ước tính chính xác hơn thời gian cần thiết để hoàn thành dự án. Thường các nhà quản lý thông thái sẽ theo dõi các mốc quan trọng nhất trên phần mềm quản lý dự án được thể hiện trực quan và nổi bật tại biểu đồ Gantt. Nó biểu diễn tiến trình triển khai của dự án theo dòng thời gian xuyên suốt từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án, lúc này các mốc mục tiêu phân chia chúng thành các giai đoạn nhất định hỗ trợ kiểm soát kế hoạch tối đa. Bên cạnh đó thay vì các thông tin chi tiết khó tổng hợp và nắm bắt, bằng cách khoa học hơn bạn có thể cho các bên liên quan biết được dự án đang ở đâu, các mốc nào đã được hoàn thành trong tháng và những mốc đang được đi đúng kế hoạch. Điều này không những giúp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong việc quản lý dự án.

Tập hợp và phân chia xử lý vấn đề và rủi ro

Việc nhận diện và quản lý vấn đề rủi ro luôn được đưa vào diện trọng yếu trong quy trình triển khai. Khi có sự chủ động bạn và đội của mình sẽ hạn chế việc mất thời gian và chi phí để xử lý các biến động tiêu cực trong mỗi dự án. Trước hết cần tỉnh táo để nhận diện các rủi ro đang tiềm ẩn trong mỗi công việc, để làm được điều đó cần một cái nhìn bao quát và khách quan nhất về dự án của bạn, với các công việc đang đi đúng kế hoạch cũng cần dành thêm thời gian để kiểm chứng lại. Nếu có thể, hãy tìm tới các ứng dụng công nghệ hiện đại cung cấp sơ đồ Gantt giúp bạn nhìn lại dự án của mình với các thông tin chi tiết tới bao quát nhất. Sau khi đã biết được các vấn đề và rủi ro nào đang tiềm ẩn hoặc hiện diện trong dự án, việc tiếp theo đó là suy nghĩ hành động, phân chia nhiệm vụ cho các thành viên để phòng tránh hoặc xử lý nó từ nhiều phía. Tiếp nhận một vấn đề hay rủi ro đúng cách luôn giúp bạn chủ động trong mọi quyết định đảm bảo tiến độ và tiết kiệm chi phí tối đa.

Kiểm soát chất lượng và giám sát

Cập nhật công việc

Một dự án luôn bắt đầu bằng một số công việc và kết thúc bằng những công việc khác. Sau một kế hoạch hoàn thiện không có nghĩa là bạn sẽ dựa vào đó để thực thi dự án trong suốt giai đoạn còn lại. Kế hoạch công việc cần được linh hoạt và cơ sở của những thay đổi này được bắt nguồn từ việc chăm chỉ cập nhật công việc, theo dõi chúng với những thông tin, thay đổi mới nhất để tránh sự chậm trễ và bỏ sót những cơ hội khi triển khai dự án. Là nhà quản lý, với những cập nhật công việc tức thời của nhân viên bạn sẽ có thể đánh giá về dự án của mình. Nếu có cơ hội tiếp cận với một phần mềm quản lý dự án đủ tốt, nó sẽ giúp không chỉ bạn mà cả nhân viên của mình kiểm soát công việc thường xuyên, làm chủ quyết định và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Có thể thấy để kiểm soát chất lượng và giám sát dự án một cách toàn diện bạn phải quản lý rất nhiều vấn đề từ đơn giản đến phức tạp. Với thời đại công nghệ phát triển, luôn sẵn sàng cung cấp cho bạn những giải pháp quản lý dự án tốt hơn. Hãy thử dành thời gian để tìm hiểu và khai thác để kiểm soát dự án hiệu quả và mang lại trải nghiệm đáng nhớ trong suốt quãng thời gian làm dự án của bạn. 

Tuấn Hùng

Kiểm soát chất lượng và giám sát dự án toàn diện
5 (100%) 10 votes

Bình luận