Trong thời buổi công nghệ hiện nay việc áp dụng phần mềm vào quản lý doanh nghiệp là vấn đề thiết yếu không chỉ đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn mà còn cần với các doanh nghiệp nhỏ muốn tăng năng suất hay quản lý tốt hơn nguồn lực của mình. Sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp đang là xu hướng giúp củng cố nội lực, tăng tính hiệu quả trong việc tiếp nhận và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, khi doanh nghiệp tăng trưởng, mở rộng ERP được xem là cứu cánh trong thời kỳ hội nhập toàn cầu. Vậy lợi ích và hạn chế khi doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP là gì?

1. Những lợi ích mà phần mềm ERP mang lại

1.1 Lợi ích tổng thể đối với doanh nghiệp

Việc ứng dụng và triển khai phần mềm ERP vào công tác quản lý sẽ giúp doanh kiểm soát hiệu quả nguồn lực của mình. Nó là chìa khóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động bởi những lợi ích dài hạn như sau:

  • Thông tin được chia sẻ tập trung, tin cậy và tức thời: Hệ thống ERP là mô hình cấu trúc dữ liệu phân cấp, bao gồm các nhóm phân hệ. Bởi thế, các thành phần này được liên kết dữ liệu chặt chẽ với nhau, mọi thông tin được kế thừa lẫn nhau. Phần mềm không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng đưa ra các phân tích dữ liệu phức tạp và các báo cáo đa dạng. Mọi thông tin của doanh nghiệp đều được cập nhật, khai báo, kiểm duyệt qua nhiều bộ phận, nhiều phòng ban và nhiều người. Hệ thống kiểm soát nội bộ trên một ứng dụng phần mềm, từ đó nhà quản lý có thể nắm bắt mọi thông tin nhanh chóng, kịp thời, đáng tin cậy và đưa ra quyết định kịp thời.
  • Giảm thiểu chi phí hoạt động: Đây là một trong những vấn đề sống còn của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống ERP thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế các đầu việc thủ công, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai.
  • Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp: Nếu như trước đây việc hợp tác có thể bị trì hoãn bởi sự thiếu thông tin, thiếu liên lạc, đặc biệt khi việc hợp tác bị chia nhỏ cho nhiều người phụ trách khác nhau. Với ERP, nhân viên có quyền truy cập dữ liệu ngay lập tức mà không phụ thuộc vào thời gian hay những đầu việc người khác đang làm. Thay vì chỉ thấy một góc nhỏ, nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp, tự tin hơn trong quá trình giao tiếp, trao đổi với khách hàng.
  • Cải thiện quy trình làm việc: Các quy trình của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp hợp lý với giao diện đơn giản, linh hoạt, người dùng có thể truy cập mọi thông tin liên quan đến công việc của mình từ xuất báo đến lên lịch làm việc, theo dõi lịch sử,… giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, từ đó gia tăng năng suất lao động.
  • Bảo mật thông tin doanh nghiệp: Hệ thống ERP giúp đảm bảo sự an toàn của dữ liệu, chỉ trao quyền cho những ai có đủ thẩm quyền.
  • Mang đến sự hài lòng cho khách hàng: Nếu dữ liệu khách hàng và dữ liệu hàng tồn kho không nằm trên cùng một hệ thống nhân viên chăm sóc khách hàng có thể sẽ chậm trễ trong quá trình phản hồi khách hàng. Việc sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp các thông tin liên kết, cập nhật chính xác, từ đó chăm sóc khách hàng tốt hơn, giữ chân khách hàng lâu hơn.
  • Loại bỏ sự dư thừa: Loại bỏ các công việc thủ công, cập nhật dữ liệu chính xác, không mất nhiều thời gian rà soát dữ liệu, hàng hóa, tổng hợp, phân tích báo cáo,…

Lợi ích và hạn chế khi doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP

1.2 Lợi ích đối với các phòng ban

Bên cạnh những lợi ích tổng thể cho doanh nghiệp, dưới góc độ các phòng ban, phần mềm ERP cũng mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Cụ thể như sau:

Lợi ích đối với bộ phận kinh doanh

  • Giảm thời gian báo giá, hạn chế tình trạng chậm trễ trong quá trình giải quyết công việc từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.
  • Mọi dữ liệu kinh doanh sẽ được chia sẻ minh bạch, chính xác giữa nhiều phòng ban trong tổ chức, giúp nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện các công việc thủ công, thời gian chờ đợi trước khi nhận được thông tin họ thực sự cần.
  • Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch giảm giá linh động theo từng chiến dịch,…
  • Dự báo chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ các đơn hàng và lượng hàng tồn kho.

Lợi ích đối với bộ phận sản xuất

  • Phân hệ quản trị sản xuất giúp công ty lên kế hoạch và tính toán chính xác công suất của máy móc và công nhân. Giúp giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
  • Với việc sử dụng một phần mềm duy nhất, doanh nghiệp chắc chắn sẽ giảm chi phí và tăng năng suất làm việc. Ngoài ra, phần mềm ERP sẽ tự động hóa mọi quy trình trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thị trường.
  • Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng dự báo.
  • Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn.

Lợi ích đối với bộ phận kế toán – tài chính

  • Một doanh nghiệp đang trên đà phát triển rất dễ vấp phải sự sai sót trong thủ tục kế toán nếu các công việc được thể hiện thủ công, thông tin không được chia sẻ giữa các bộ phận như bán hàng, kế toán, chăm sóc khách hàng,… Các báo cáo tài chính làm nhân viên tiêu tốn quá nhiều thời gian, công sức, chất xám mà kết quả thu về không được đảm bảo. Khi sử dụng phần mềm ERP mọi thông tin được tích hợp đầy đủ, việc phân tích dữ liệu tự động, giúp hiệu suất làm việc nhân viên tăng lên và hạn chế sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong quá trình hạch toán thủ công.
  • Phân hệ quản lý kho của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng tồn kho chính xác và xác định được mức tồn kho tối ưu, từ đó giảm nhu cầu vốn lưu động, giảm thiểu nợ quá hạn
  • Tổng hợp bức tranh tài chính tổng thể và chính xác cho doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí lưu trữ sổ sách.
  • Có sẵn các dữ liệu tài chính giúp việc ra quyết định nhanh chóng, chính xác, đồng thời cho phép tạo ra các số đo cho việc thực hiện các chiến lược.
  • Tạo nên mối liên kết chặt chẽ giữa kết quả điều hành và hiệu ứng về tài chính.

Lợi ích đối với bộ phận nhân sự

  • Giúp bộ phận nhân sự sắp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân sự, tính lương và giảm chi phí quản lý cũng như hạn chế sai sót trong quá trình tính lương.
  • Hệ thống ERP thường yêu cầu công ty xác định quy trình rõ ràng để giúp phân quyền, phân công công việc rõ ràng, hạn chế trùng lặp công việc.
  • Giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân sự một cách hợp lý tùy vào nhu cầu của từng dự án.
  • Thanh toán theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.

Lợi ích và hạn chế khi doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP

2. Những hạn chế của phần mềm ERP

Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng đi cùng với đó vẫn còn rất nhiều hạn chế không thể tránh khỏi trong quá trình triển khai.

Để thu được hiệu quả cao nhất khi áp dụng, doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề sau:

2.1 Chi phí đầu tư lớn

  • Hiện nay, đa số các phần mềm ERP của nước ngoài do các công ty của Việt Nam làm trung gian triển khai và có mức giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50 User (người dùng). Phần mềm do chính các công ty Việt Nam xây dựng thì vào khoảng vài trăm triệu cho đến một vài tỷ đồng. Mức giá này còn tùy thuộc vào số lượng User và các thỏa thuận đi kèm.
  • Trong quá trình sử dụng phần mềm ERP, có nhiều khoản chi phí đi kèm ví dụ như phần mềm được nâng cấp lên phiên bản mới hơn. Doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, điều hành và các phần mềm liên quan để tương thích và sử dụng được nhiều cải tiến mới.

2.2 Thời gian triển khai kéo dài

  • Quá trình triển khai sử dụng phần mềm ERP phải trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3 năm đối với các doanh nghiệp lớn.
  • Mức độ ứng dụng phần mềm ERP vào thực tiễn cũng ở mức tương đối do rào cản của “văn hóa” tại mỗi doanh nghiệp. Có một số doanh nghiệp chỉ dùng phần mềm ERP nhưng không thể đáp ứng được hết nhu cầu của họ, mà phải sử dụng song song một hoặc một số phần mềm khác (ví dụ như phần mềm kế toán,…) để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề đưa ra là phải làm sao để phần mềm ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc, và điều này không hề dễ dàng.

2.3 Cần thời gian để thu lợi từ ERP

Phần mềm ERP thực hiện chú trọng vào việc cải tiến và phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là quản lý hoạt động với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự. Và thời gian thu lợi từ phần mềm ERP xuất hiện trong dài hạn nên phải kiên trì thực hiện nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã chỉ ra rằng phải mất đến 8 tháng triển khai mới thấy được lợi ích của ERP sau khi hệ thống được cài đặt. Nhưng số tiền tiết kiệm hàng năm thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.

Mọi vấn đề đều có hai mặt và phần mềm ERP cũng không phải ngoại lệ. Qua những lợi ích và hạn chế khi triển khai, các doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình.

Tường Vy

Lợi ích và hạn chế khi doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP
5 (100%) 2 votes

Bình luận