Bạn đang sử dụng thời gian thiếu hiệu quả và gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc? Đừng quá lo lắng, hãy thử áp dụng phương pháp quản lý thời gian dưới đây để chặn đứng tình trạng này.

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. 

Trong thời gian đương nhiệm tại Nhà Trắng, ông đã đưa ra chương trình trực tiếp dẫn đến sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA), và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử – Atomic Energy Act).

Ma trận Eisenhower

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không chỉ trong nhiều tuần, nhiều tháng mà còn trong nhiều thập kỷ. Bởi vậy, không ngạc nhiên khi các phương pháp quản lý thời gian của ông được nhiều người dày công nghiên cứu. Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower), hãy cùng tìm hiểu công cụ này ngay từ bây giờ.

Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?

Chẳng hạn như, có một cuộc họp đột suất yêu cầu bạn phải chuẩn bị bài thuyết trình quan trọng trong đầu tuần tới. Bạn chỉ có vài ngày để hoàn thành, khối lượng công việc rất nhiều và bạn còn không ít những đầu mục công việc khác cần phải giải quyết. 

Trước tình thế như vậy, bạn lo lắng, mất tập trung và mọi thứ bắt đầu đảo lộn khi có quá nhiều thứ phải làm trong thời gian rất hạn hẹp.

Việc áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới “loại bỏ” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.

Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower – Phương pháp quản lý thời gian và nâng cao năng suất

Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent). Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và ngược lại việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

  • Quan trọng là những công việc sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu đặt ra, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.
  • Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức và thường liên quan đến người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới….

Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.

Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ dàng. Điều tuyệt vời của phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.

Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Để áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản, đầu tiên hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng và gây mất thời gian. Sau đó, sắp xếp lại chúng dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết. (Xem hình vẽ)

Ma trận Eisenhower

P1 – Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

  1. Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng…
  2. Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty…
  3. Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình….

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P2.

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên.

Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1, hãy ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

Ma trận Eisenhower

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè… Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói “không”, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện…

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu?

Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. 

Đó không phải là lý do khiến ta trở nên lười biếng mà là một gợi ý thúc đẩy chúng ta đưa ra quyết định khó khăn và loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Thông thường, chúng ta lấy năng suất công việc, quản lý thời gian và sự tối ưu hóa như một lý do để lảng tránh những câu hỏi hóc búa: “Liệu tôi thực sự cần làm việc này?”.

Quả là dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút hoặc “Ở lại làm việc muộn hơn một chút” hơn là phải chịu đựng sự bứt rứt khi bỏ đi công việc dễ chịu mà bạn đang làm, nhưng đó không phải là cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn.

Như Tim Ferriss từng nói: “Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng – Lười suy nghĩ và hành động bừa bãi”

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới “Bỏ đi” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức. Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa.

Hãy trả lời hai câu hỏi “Tôi đang làm việc vì cái gì?”, “Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?”. Điều này sẽ giúp ta phân loại rõ nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau, từ đó dễ dàng để hiểu đâu là thứ quan trọng nhất với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải một chiến lược hoàn hảo nhưng là một công cụ hữu ích giúp quản lý thời gian và tăng hiệu quả công việc bởi những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp hoàn thành mục tiêu.

Tường Vy

Ma trận Eisenhower – Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả như tổng thống Mỹ
5 (100%) 5 votes

Bình luận