Với sự phát triển của ngành thương mại điện tử thì việc ứng dụng phần mềm ERP tại các nước phát triển nói chung và tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn nói riêng vào quản trị hoạt động kinh doanh không còn là điều xa lạ. Hệ thống giải pháp phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài nguyên, thích ứng linh hoạt trong môi trường kinh doanh không ngừng biến động. Tuy mang lại nhiều lợi ích, song ERP đứng trước nhiều thách thức không hề nhỏ. Vậy những thách thức phải đối mặt khi triển khai hệ thống ERP là gì?

1. Nhà cung cấp giải pháp phần mềm ERP

Ưu tiên số một là lựa chọn một nhà cung cấp (NCC) phù hợp để có thể gắn bó, bởi triển khai một hệ thống ERP không những tiêu tốn ngân sách đầu tư lớn mà thời gian bỏ ra cũng rất nhiều.

Vậy đâu là căn cứ để lựa chọn được một NCC tốt, dưới đây chúng tôi xin đưa ra một vài căn cứ tiêu chuẩn để các bạn tham khảo:

  • Năng lực nhà cung cấp: thể hiện ở nền tảng công nghệ, bề dày lịch sử phát triển sản phẩm của NCC.
  • Kinh nghiệm triển khai: nhà cung cấp đã triển khai giải pháp ERP thành công cho bao nhiêu doanh nghiệp, trong đó có bao nhiêu doanh nghiệp quy mô, ngành hàng và cơ cấu tương tự mình.
  • Chất lượng tư vấn: khả năng tư vấn của NCC thế nào, bên cạnh việc hiểu về hệ thống ERP, NCC cần hiểu cả hệ thống và cách thức hoạt động của doanh nghiệp: quy trình sản xuất, kinh doanh,…
  • Dịch vụ sau bán hàng: đây là một yếu tố vô cùng quan trọng để quyết định lựa chọn NCC nào, bởi triển khai ERP đôi khi tiêu tốn thời gian lên tới cả năm và trong quá trình sử dụng cũng thường gặp rất nhiều vấn đề, nếu không được hỗ trợ thường xuyên, liên tục và kịp thời thì vô hình chung ERP đôi khi lại là rào cản đối với mục tiêu tăng hiệu quả, giảm chi phí của doanh nghiệp.

Để có được những thông tin trên một cách khách quan nhất, lời khuyên đưa ra là nên khảo sát các khách hàng đã từng áp dụng ERP của NCC đó để xem thực tế giải pháp đó thế nào, có được như những lời giới thiệu và cam kết của NCC.

2. NCC chưa thực sự hiểu nhu cầu của doanh nghiệp

Việc triển khai giải pháp ERP chỉ thành công khi NCC thực sự hiểu nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Bởi vậy, trước khi triển khai giải pháp NCC và doanh nghiệp cần có sự trao đổi cụ thể, tránh trường hợp hai bên không hiểu ý nhau, NCC đưa ERP sai với nhu cầu thực tế. Điều này dẫn đến hệ lụy là sẽ ảnh hưởng đến hoạt động vận hành trong thời gian dài, làm giảm năng suất và lợi nhuận.

Thậm chí, nhiều doanh nghiệp còn khá hoang mang và chưa thực sự hiểu mình muốn gì, nhu cầu thực tế của mình là gì để triển khai giải pháp ERP. Bởi vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc sự tư vấn của các chuyên gia trước khi triển khai ERP để tránh các rủi ro không đáng có.

 triển khai hệ thống ERP

3. Lộ trình triển khai không theo trình tự

Ngoài việc lựa chọn NCC phần mềm, quá trình thực hiện và triển khai ERP cũng rất quan trọng. Một sản phẩm tuyệt vời vẫn có thể thất bại nếu lộ trình triển khai không tốt. Bởi vậy, doanh nghiệp cần có một lộ trình triển khai phù hợp khi thực hiện vì đây là một quá trình dài và sẽ là thách thức nếu không thực sự hiểu về tất cả các giai đoạn. Đôi khi việc triển khai không theo trình tự sẽ dẫn đến sự bối rối cho nhân viên và hỗn loạn trong quá trình hoạt động kinh doanh.

4. Việc đào tạo và huấn luyện sử dụng phần mềm ERP không được quan tâm đúng mức

Người dùng hệ thống đóng vai trò quyết định dự án có thành công hay không, vì thế quá trình đào tạo và huấn luyện nhân viên sử dụng phần mềm ERP trong và sau quá trình triển khai dự án là điều tối quan trọng. Những khóa đào tạo sẽ giúp nhân viên hiểu hơn cách sử dụng, vận hành phần mềm và thấy thoải mái hơn với ứng dụng mới của hệ thống ERP. Ngăn chặn những rủi ro phản kháng, cắt giảm nguồn lực dư thừa và hệ thống sẽ vận hành tối đa công suất với các chức năng của mình.

5. Chi phí triển khai giải pháp lớn

 triển khai hệ thống ERP

Chi phí phần mềm

Đây có lẽ là vấn đề khiến các doanh nghiệp cảm thấy đau đầu cũng là cản trở dễ thấy nhất. Hệ thống ERP có lịch sử và bề dày thành công trên thế giới đều có mức giá rất đắt đỏ. Chi phí triển khai một hệ thống ERP thường được cấu thành bởi chi phí triển khai phần mềm và chi phí tư vấn phần mềm. Bởi vậy, tổng chi phí phải bỏ ra cho dự án lên tới rất cao và có thể là rào cản lớn đối với doanh nghiệp.

Thêm nữa, vấn đề ngân sách phát sinh trong quá trình triển khai là điều chắc chắn xảy ra. Ban quản lý dự án nên ý thức được rằng một dự án ERP dài hạn sẽ luôn vượt ra ngoài ngân sách dự tính. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp thất bại vì không còn ngân sách và phải dừng dự án ERP vì họ không lường trước được những chi phí phát sinh. Vì thế, để hạn chế điều này xảy ra, trong quá trình lên kế hoạch với nhà cung cấp, cần làm rõ tất cả các nhu cầu đã được thảo luận đúng cách chưa trước khi ra quyết định cuối cùng.

Chi phí nâng cấp về hệ thống hạ tầng

Nếu doanh nghiệp không có sự đầu tư, chú trọng vào cơ sở hạ tầng phục vụ triển khai có thể dẫn tới hệ thống chậm, khiến người dùng bực bội, thậm chí dẫn đến thất thoát ngân sách. Việc phân bổ ngân sách phù hợp đầu tư cho cơ sở vật chất sẽ đảm bảo tốc độ ứng dụng và và các vấn đề phần mềm khác. Việc bảo mật phần cứng và phần mềm cũng quan trọng không kém. Nhà cung cấp thường sẽ tư vấn các dịch vụ đi kèm hệ thống để đảm bảo phát huy tối đa chức năng.

 triển khai hệ thống ERP

6. Sự tham gia sát sao của lãnh đạo cấp cao

Thực tế ở nhiều doanh nghiệp khi triển khai ERP sau quá trình chọn NCC, cấp trên thường phó mặc và tin tưởng hoàn toàn vào cấp dưới phụ trách. Bởi vì quá bận, không thể sát sao để tạo áp lực, động lực cho nên hệ quả dẫn đến là dự án kéo dài, tiêu tốn thời gian và chi phí của toàn doanh nghiệp. Quan trọng hơn, áp dụng ERP đôi khi làm thay đổi toàn bộ quy trình làm việc của một doanh nghiệp, nếu thiếu đi sự dẫn dắt của ban lãnh đạo thường dẫn đến sự thất vọng và chán nản cho một số bộ phận, dẫn đến việc chuyển đổi hệ thống rời rạc, không được đồng nhất.

7. Sự tương thích trong các phân hệ ERP

Sự tương thích và thích hợp giữa các phân hệ trong phần mềm ERP cũng là một thách thức. Nếu doanh nghiệp sử dụng tích hợp các nhà cung cấp giải pháp ERP khác nhau để thực hiện các phân hệ khác nhau thì cần lưu ý rằng điều này có thể gây ảnh hưởng đến hệ thống ERP. Lúc này, hệ thống vận hành của doanh nghiệp không khác gì một bức tranh chắp vá nếu sản phẩm dịch vụ không có sự tương thích với nhau. Chọn một nhà cung cấp cho toàn bộ hệ thống hay nhiều nhà cung cấp khác nhau để xử lý vấn đề tương thích cũng là một thách thức không nhỏ đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Thanh Mai

Những thách thức phải đối mặt khi triển khai hệ thống ERP
5 (100%) 2 votes

Bình luận