Đối với một doanh nghiệp sản xuất, việc giám sát chặt chẽ công việc của nhân viên bán hàng ngoài thị trường góp phần tạo nên thành công và gia tăng lợi nhuận. Bởi nhân viên bán hàng chính là vị trí chủ chốt giúp doanh nghiệp nắm được đặc thù thị trường, tình hình tiêu thụ hàng hóa tại các nhà phân phối. Đáp ứng nhu cầu này của doanh nghiệp, hiện nay có rất nhiều ứng dụng giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường từ miễn phí đến mất phí. Bài viết này sẽ giới thiệu tới các bạn một vài phần mềm miễn phí doanh nghiệp có thể sử dụng và đâu là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp phân phối.

Phần mềm giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường miễn phí
Phần mềm giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường miễn phí

I. Một số ứng dụng miễn phí thường được dùng để giám sát nhân viên thị trường

1. Các ứng dụng có tính năng check in

Với sự phát triển của điện thoại thông minh, các ứng dụng điện thoại được phát triển mạnh mẽ với nhiều hình thức và tính năng ưu việt. Đặc biệt là các ứng dụng mang tính xã hội như zalo, viber  facebook… có thể chat, bình luận, chia sẻ và check-in. Với việc check in địa điểm, người dùng có thể chia sẻ vị trí của bản thân, địa điểm cho bạn bè, còn đối với công việc, nhiều doanh nghiệp phân phối nhỏ đang sử dụng tính năng này trong việc kiểm soát các điểm ghé thăm của nhân viên bán hàng. Tuy nhiên đây chỉ là cách làm mang tính tận dụng nên chưa thực sự tiện lợi.

a. Ưu điểm :Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này đó là người dùng không phải trả bất kỳ  một khoản phí nào để sử dụng cũng như cập nhật phần mềm. Bên cạnh đó, các phần mềm này cho phép người sử dụng có thể tận dụng tính năng lập nhóm chat và bình luận để báo cáo và gửi địa điểm trên lộ trình di chuyển của mình chỉ với thiết bị di động cầm tay. Qua đó người giám sát có thể theo dõi nhân viên bán hàng có tới đúng điểm bán với thời gian được ấn định hay không

b. Nhược điểm

  • Hạn chế tính năng. Tuy có những ưu điểm riêng nhưng quản lý nhân viên bằng phương pháp này cũng có những điểm hạn chế về tính năng. Ngoài việc gửi được vị trí , phần mềm này không giúp lưu lại lịch sử ghé thăm, khi cần sẽ gặp khó khăn trong việc tra cứu. Các thông tin tại điểm bán sẽ bị trôi dần, khó tìm kiếm lại, làm việc tổng hợp rà soát dữ liệu gặp khó khăn. Bên cạnh đó, các thông tin được cập nhật không rõ ràng, người giám sát gặp khó khăn khi theo dõi các nhân viên ra ngoài thị trường, không biết nhân viên đang ghé thăm cửa hàng nào và làm gì ở đó.
  • Gian lận được địa điểm. Một trong những nhược điểm lớn nhất của ứng dụng này là việc gửi vị trí có thể bị nhân viên gian lận. Nhân viên bán hàng chỉ cần gõ tên địa điểm hoặc chỉnh GPS là có thể gửi về cho người giám sát chính xác vị trí điểm bán cần phải đi mà không cần đến tận nơi.

2. Quét QR code tại các điểm bán

Phần mềm giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường miễn phí
Quick Response Code – Mã phản hồi nhanh

QR Code, viết tắt của Quick Response Code (tạm dịch “Mã phản hồi nhanh”) là dạng mã vạch hai chiều có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hay smartphone có chức năng chụp ảnh với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch .Xuất phát điểm là một mã vạch thông minh của công ty Denso Wave (Nhật Bản) năm 1994, đến nay QR Code (Mã phản hồi nhanh) đã lan rộng và ứng dụng mạnh mẽ trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống và được nhìn nhận sẽ mang tính toàn cầu trong tương lai khi điện thoại cầm tay đang dần là một nhu cầu không thể thiếu trong cuộc sống.

a. Ưu điểm

  • Dễ dàng tạo ra và dễ sử dụng.Sự tiện dụng là ưu điểm cần nói trước tiên khi nhắc đến QR code. Ngày nay mã QR xuất hiện khắp nơi do đó để tạo ra một QR code rất dễ dàng. Một số trang web cho phép người dùng tạo một mã QR ngay trên trang của họ chỉ bằng cách nhập thông tin, ngoài ra có nhiều ứng dụng cho phép tạo mã QR trên hệ điều hành android và ios. Để quét QR code, người dùng chỉ cần sở hữu một chiếc điện thoại thông minh có gắn camera, việc quét mã chỉ diễn ra trong vài giây.
  • Có thể kết nối với hệ thống thông tin điện tử. Sau khi nhân viên bán hàng tới điểm bán để thực hiện cuộc viếng thăm được chỉ định từ trước, họ chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh để quét mã được dán sẵn tại đó, lập thức hệ thống sẽ được thông báo rằng nhân viên bán hàng đã có mặt tại điểm bán. Và người giám sát theo đó có thể theo dõi được nhân viên của mình đã đi những điểm bán nào trong ngày với lộ trình có hợp lý hay không.
  • Định danh thông tin người quét mã. QR code có thể nhận định được phương tiện nào quét mã và báo về hệ thống đúng như vậy. Trong một ngày có thể có nhiều nhân viên bán hàng cùng di chuyển trên thị trường và QR code giúp người giám sát theo dõi được các nhân viên bán hàng có làm đúng chức năng nhiệm vụ của mình hay không.

b.  Nhược điểm

  • Có thể bị làm giả code.Nhược điểm lớn nhất phải kể đến đó là việc các code QR dễ dàng bị làm giả. Do đó, nhân viên bán hàng có thể cố tình tạo ra một mã QR giống như tại các điểm bán và quét bất cứ khi nào cần sau đó sử dụng phương tiện, thời gian vào mục đích cá nhân.
  • Phụ thuộc vào ánh sáng, gây mất thời gian.Một nhược điểm khác khi sử dụng QR code đó là đôi khi nhân viên bán hàng mất thời gian để thiết bị quét được mã, có thể do vị trí dán mã không đủ ánh sáng hoặc camera từ thiết bị gặp vấn đề.
  • Không kiểm soát được hiệu quả công việc của nhân viên khi đến điểm bán.Việc quét mã QR thực chất chỉ có thể giúp theo dõi việc nhân viên có đến được điểm bán hay không. Còn lộ trình di chuyển ra sao, ghé thăm bao lâu và hiệu quả công việc ra sao lại không được đảm bảo. Nói cách khác, QR code không giúp theo dõi nhân viên bán hàng có thực sự làm việc hay không.  Rất có thể nhân viên đó chỉ đến quét mã rồi đi làm việc cá nhân chứ không thực hiện đầy đủ quy trình viếng thăm điểm bán như quy định.
  • Không có chức năng báo cáo và lưu trữ báo cáo chuyên nghiệp. Phương pháp này chỉ đơn thuần là quét code báo cáo, chứ không được tích hợp chức năng báo cáo và lưu trữ thông in online như các phần mềm chuyên dụng.

3. Phần mềm định vị số điện thoại miễn phí

Hiện nay, nhu cầu theo dõi hành trình, vị trí của người khác ngày càng tăng cao, cộng thêm việc sử dụng điện thoại thông minh chiếm đa số khiến các ứng dụng giám sát hành trình phát triển mạnh mẽ. Điển hình là phần mềm Friend Locator, GPS Tracker, Find my friend. Vậy những phần mềm định vị này có đặc điểm gì?

a. Ưu điểm  

Là một phần mềm giám sát miễn phí.Ưu điểm lớn nhất đối với phương pháp này đó là người dùng có thể tải về miễn phí nhưng vẫn theo dõi được chính xác vị trí. Với các ứng dụng này, nhân viên bán hàng  không gian lận được vị trí như phần mềm xã hội có chức năng check in, thậm chí người giám sát có thể biết được nhân viên bán hàng thực hiện cuộc ghé thăm tại đó trong bao lâu. Nhờ vậy mà nhân viên bán hàng không có cơ hội sử dụng phương tiện và thời gian với mục đích cá nhân.

b.  Nhược điểm

  • Không giám sát được thời gian làm việc tại mỗi điểm bán và hiệu quả mỗi cuộc viếng thăm. Đối với một doanh nghiệp sản xuất, đây là sự lựa chọn không mang tính lâu dài bởi nó không giúp người giám sát theo dõi được thời gian nhân viên lưu lại điểm bán đó và nhân viên đó làm việc có hiệu quả hay không.
  • Tạo cảm giác khó chịu cho nhân viên bán hàng. Đây là nhược điểm rất lớn của phần mềm này, tạo tâm lý làm việc ức chế khi cảm giác luôn bị theo dõi. Một không khí làm việc dễ thở sẽ tạo ra sự hứng khởi khi làm việc, ngược lại cảm giác luôn luôn bị theo dõi sẽ khiến nhân viên cảm thấy ức chế.
  • Hoạt động không ổn định. Một nhược điểm nữa của phần mềm này đó là sự không ổn định trong quá trình sử dụng, dễ bị ngắt kết nối, gây hiểu lầm cho nhân viên. Hơn nữa, nó không hỗ trợ lưu trữ dữ liệu và tra cứu lịch sử, do đó doanh nghiệp không thể có cái nhìn bao quát đối với hoạt động kinh doanh khi sử dụng phần mềm này.
  • Không phù hợp với doanh nghiệp có mạng lưới phân phối lớn. Tính năng của phần mềm này sẽ chỉ phù hợp với các doanh nghiệp phân phối nhỏ, cần tiết kiệm chi phí quản lý còn với một doanh nghiệp phân phối lớn hơn, phần mềm này sẽ không thực sự hữu ích vì sẽ cần có nhiều nhân viên tham gia hơn.

II. Tại sao các doanh nghiệp phân phối nên ứng dụng phần mềm chuyên dụng vào giám sát nhân viên thị trường?

Bằng việc đầu tư ứng dụng phần mềm DMS – giải pháp chuyên biệt trong giám sát đội ngũ nhân viên bán hàng thị trường, quản lý hệ thống phân phối, doanh nghiệp không chỉ giải quyết được bài toán nâng cao hiệu quả phân phối mà còn tiết kiệm chi phí điều hành hệ thống.  Vậy phần mềm DMS có thể giúp gì cho các doanh nghiệp?

Phần mềm giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường miễn phí
Phần mềm giám sát phân phối DMS

 

    • Giám sát vị trí, thời gian làm việc của nhân viên bán hàng. Với phần mềm chuyên dụng DMS, người giám sát dễ dàng theo dõi vị trí làm việc của nhân viên trên map và vị trí được cập nhật liên tục. Bên cạnh đó, thời gian ghé thăm điểm bán cũng được giám sát chặt chẽ, tránh tình trạng nhân viên đến điểm bán mà không làm việc. Nhân viên cũng không gian lận được địa điểm để đi làm việc riêng. Không chỉ vậy, tất cả lịch sử di chuyển, vị trí ghé thăm tại các điểm bán đều được lưu lại, khi cần có thể truy soát dễ dàng.
    • Giám sát hoạt động viếng thăm khách hàng. Với phần mềm DMS, hoạt động của nhân viên bán hàng tại các điểm bán đều được báo cáo cụ thể. Nhân viên đến điểm bán đó lúc nào, ghé thăm bao lâu, làm những việc gì tại đó, kiểm tra đơn hàng, giao hàng, tất cả những hoạt động này đều được báo cáo và lưu lại lịch sử. Lộ trình di chuyển, số km di chuyển tới các điểm bán trong ngày, nhân viên có đi đúng lộ trình hay không, số điểm bán trên tuyến và ngoại tuyến cũng được giám sát chặt chẽ.
    • Giám sát khắc phục vấn đề. Với chức năng theo dõi, bám sát hoạt động của nhân viên bán hàng tại thị trường thì người quản lý, giám sát có thể theo dõi được các vấn đề phát sinh trong quá trình viếng thăm do nhân viên gửi về.Từ đó có thể hỗ trợ giải quyết ngay lập tức, không mất thời gian công sức đi lại.
    • Giám sát hình ảnh, trưng bày tại điểm bán. Với tính năng báo cáo hình ảnh, người quản lý có thể theo dõi được thực tế hình ảnh sản phẩm của doanh nghiệp tại điểm bán một cách rõ ràng, chính xác thông qua nhân viên bán hàng. Qua đó có thể đánh giá trưng bày tại từng điểm bán, biết được cửa hàng nào trưng bày tốt,cửa hàng nào cần hỗ trợ thay đổi.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, để gia tăng lợi nhuận và giảm bớt tối đa các thiệt hại không đáng có thì việc đầu tư một phương pháp quản lý phân phối rất quan trọng. Mà trong đó nhân viên bán hàng là yếu tố then chốt vì họ đại diện cho uy tín và thái độ làm việc của cả doanh nghiệp. Để quản lý tốt đội nhóm bán hàng này cần có các công cụ hỗ trợ và việc lựa chọn phần mềm phù hợp là cánh tay đắc lực trong trận chiến quản lý phân phối. Do đó,  Doanh nghiệp cần cân nhắc tiềm lực kinh tế và nhu cầu của mình để có sự lựa chọn phù hợp để có được hiệu quả quản lý tốt nhất.

Phần mềm giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường miễn phí
5 (100%) 2 votes

Bình luận