Bất cứ một dự án nào cũng phải đối diện với những vấn đề có tác động đến mục tiêu dự án. Việc phân tích dữ liệu và quản lý rủi ro dự án là nghệ thuật và khoa học của việc nhận biết, phân tích và phản hồi rủi ro thông qua vòng đời dự án và trong các lợi ích tốt nhất để đạt được các mục tiêu của dự án.

Tầm quan trọng của phân tích dữ liệu và quản lý rủi ro dự án

Phân tích dữ liệu từ chi tiết đến tổng thể là quá trình phát hiện, giải thích và truyền đạt các thông tin, dữ liệu. Đây là hoạt động cần đảm bảo được thực hiện liên tục trong quá trình triển khai một dự án. Kết quả của nó sẽ là cơ sở cho các quyết định tiếp theo của dự án hay tác động tích cực giúp dự án tránh khỏi các rủi ro tiềm ẩn. Bởi vậy, quá trình phân tích cần được thực thi chính xác cũng như đủ nhanh cho những ứng biến kịp thời.

Phân tích dữ liệu và quản lý rủi ro dự án

Rủi ro xuất hiện trong quá trình triển khai dự án, có những rủi ro có thể dễ dàng nhận biết trước khi bắt đầu tiến hành dự án, nhưng cũng có những rủi ro chỉ nhìn thấy được khi đã xảy ra. Dự án càng có nhiều sự cố xảy ra càng minh chứng cho việc nhóm dự án không thấy được đa số các rủi ro có thể xảy ra trong dự án, và cũng có thể minh chứng việc nhóm dự án thấy được rủi ro nhưng không có biện pháp phòng ngừa hợp lý. Những rủi ro luôn tiềm ẩn nguy cơ nhưng nếu biết cách tiếp nhận nó như cơ hội, đội dự án của bạn có thể có những trải nghiệm giá trị giúp dự án đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Vì thế, khi nhắc đến quản lý rủi ro tức là nói đến việc chủ động, tích cực hơn là xử lý sự cố thụ động. Ý nghĩa lớn nhất của quản lý rủi ro là phân tích chính xác từng khía cạnh của dự án đang ở trạng thái nào, khai phá những rủi ro tiềm ẩn chưa được nhận diện thành những rủi ro có thể nhận diện, cảnh báo kịp thời để tập trung xử lý trước khi xảy ra những chuyển biến xấu. Vì sao? Dự án luôn tồn tại vô số các rủi ro tiềm ẩn chưa được nhận diện, và khi ấy, nếu rủi ro xảy ra sẽ là một bất ngờ đối với nhóm dự án. Và sự bất ngờ tiêu cực có thể mang đến những hậu quả không lường trước được.

Phân tích dữ liệu và quản lý rủi ro dự án

Phân tích dữ liệu có sẵn và được cập nhật liên tục

Tất cả các báo cáo kết quả phân tích định kỳ đều có vai trò quan trọng giúp nhà quản lý nhìn ra các rủi ro tiềm ẩn trong dự án. Khi có được những báo cáo tổng hợp tiến độ của từng bộ phận, từng cá nhân bạn sẽ biết được ai đang người làm việc không hiệu quả hay sự phân bổ nhân sự nào thiếu khoa học để có các quyết định điều chỉnh lại hợp lý hơn, tránh các rủi ro khó kiểm soát về con người.

Một bảng phân tích nhân sự rõ ràng luôn được cung cấp trong các phần mềm quản lý dự án đủ tốt, các thông tin thời gian thực, tiến độ thực tế cũng được trình bày rõ ràng qua bảng timesheet, sơ đồ Gantt. Những yêu cầu về phân tích thực tế triển khai dự án gần như được đảm bảo tối đa khi ứng dụng công nghệ vào kiểm soát rủi ro, quản lý rủi ro bao gồm cả dự tính, xử lý đều được cập nhật và truyền thông nhanh tới các bên liên quan được chỉ đạo phụ trách. Về tài chính cũng vậy, những báo cáo tài chính cung cấp số liệu chính xác và chi tiết vào từng khoản mục chi tiêu cũng như đối chiếu với kế hoạch giúp bạn nhìn nhận khả năng tài chính của dự án đang ở mức độ nào, có những rủi ro nào đang tiềm ẩn khiến dự án đi vào thiếu hụt ngân sách hoặc sử dụng lãng phí vượt qua sự chênh lệch cho phép.

Đó là tất cả những gì thực sự có ích mà một phần mềm quản lý dự án mang lại giúp bạn lường trước rủi ro theo cách hiệu quả nhất. Hơn thế bạn cũng không mất quá nhiều thời gian vào những biến động chưa xuất hiện, thông thường chỉ mất một vài giây sau những click chuột đơn giản để có được những báo cáo theo yêu cầu bất cứ khi nào bạn muốn.

Phân tích dữ liệu và quản lý rủi ro dự án

Làm thế nào để quản lý rủi ro hiệu quả?

Sau quá trình phân tích dữ liệu, khi có kết quả đủ sâu để nhận diện một hay nhiều rủi ro đang tiềm ẩn trong dự án thì việc đánh giá rủi ro ban đầu sẽ giúp những hành động xử lý tiếp theo trở nên có ý nghĩa hơn. Tránh một số trường hợp lãng phí thời gian và chi phí cho những rủi ro tương đối vô hại và chậm trễ với những rủi ro thuộc diện ưu tiên.

Khi các rủi ro đã được đánh giá trên thang điểm mức độ nghiêm trọng mà bạn thiết lập, vẫn là một phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn lọc các dự án có mức độ rủi ro cao, tác vụ tự động này cũng nhanh chóng gửi đi cảnh báo cũng như thông tin chỉ đạo phụ trách cho các bên liên quan qua email hay SMS. Nếu bạn là người trực tiếp tiếp nhận các chỉ đạo xung quanh quản lý rủi ro thì phần mềm cũng giúp bạn chuyển đổi tức thời các vấn đề cần xử lý thành công việc tương ứng và ghi nhận nó vào lịch làm việc cá nhân của bạn.

Sau quá trình trải nghiệm với những rủi ro, sẽ giúp bạn đúc kết bài học kinh nghiệm để tránh khỏi các trường hợp tương tự hoặc tiếp nhận ở trạng thái chủ động hơn. Các bài học kinh nghiệm được đính kèm theo từng hạng mục công việc, lưu trữ trên nhiều cấp phân quyền khác nhau đảm bảo toàn bộ cá nhân biết làm gì để tránh khỏi các rủi ro tương tự xuất hiện trong lộ trình công việc của họ cũng như dự án mà họ đang tham gia.

Thanh Mai

Phân tích dữ liệu và quản lý rủi ro dự án
5 (100%) 4 votes

Bình luận