Không hề sai khi nói rằng triển khai ERP là một cuộc cách mạng đối với doanh nghiệp khi thay đổi và giúp doanh nghiệp đạt một đẳng cấp mới về trình độ quản trị, làm nền tảng cho sự phát triển bền vững. Thế nhưng, một thực tế hiện nay đó là rất nhiều doanh nghiệp thất bại khi triển khai dự án ERP và phải trả giá đắt khi lãng phí tiền bạc tới hàng trăm tỷ đồng, thậm chí lãng phí thời gian tới hàng năm.

Tại sao các dự án ERP thất bại?

Nhiều phân tích chỉ ra rằng tỷ lệ thất bại của các dự án ERP trên thế giới ở mức độ cao. Thống kê trên ERP Focus chỉ ra rằng 60% dự án ERP thất bại, 80% khách hàng không hài lòng với hệ thống ERP của họ, 57% dự án ERP vượt thời gian so với dự kiến, 54% hệ thống ERP vượt ngân sách đã định,… Những con số này đã thực sự gây nên lo ngại cho hầu hết các doanh nghiệp đang có dự định triển khai ERP. Những thách thức để thực hiện thành công dự án ERP rất lớn và luôn có những rủi ro hiện hữu. Câu hỏi các doanh nghiệp nên đặt ra không phải là “Có làm ERP hay không?” mà là “Chúng ta sẽ làm nó như thế nào? Cần đưa ra những lựa chọn gì?”.

Một dự án thành công thường được xác định bởi 3 yếu tố: Chất lượng, thời gian và ngân sách. Mục tiêu của dự án là đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, chi phí trong phạm vi ngân sách và làm hài lòng các bên. Yếu tố hài lòng là đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu của dự án và các mục đích đề ra. 

Phương pháp triển khai ERP

Xét về khía cạnh quản trị, có một số nguyên nhân nổi bật sau đây.

Thứ nhất là phạm vi dự án thường được xác định không rõ ràng. Thông thường phần không rõ ràng nhất là phạm vi nghiệp vụ sẽ triển khai bởi khi thỏa thuận trên hợp đồng, nhiều vấn đề nghiệp vụ vẫn chưa lường hết được. Phải sau khi khảo sát, phân tích và quá trình xây dựng quy trình nghiệp vụ, các vấn đề “ngóc ngách” này mới nảy sinh ở các giai đoạn sau của dự án. Những phát sinh này là nguyên nhân của phần lớn xung đột giữa các bên, ảnh hưởng đến tiến độ và thậm chí có thể dẫn đến tình huống không kiểm soát nổi.

Thứ hai là trách nhiệm giữa các bên không rõ ràng. Đối với nhà thầu, trách nhiệm gắn liền với phạm vi công việc phải thực hiện. Đối với khách hàng, trách nhiệm cũng cần phải được xác định rõ: từ lãnh đạo trong việc ban hành chính sách, chỉ đạo dự án cho đến các cán bộ nghiệp vụ tham gia đào tạo, kiểm thử, tiếp nhận, sử dụng, và các cán bộ kỹ thuật trong việc quản trị, vận hành. Trách nhiệm được quy định rõ ràng không chỉ giảm thiểu xung đột mà còn nâng cao tinh thần làm chủ dự án cho tới từng thành viên của hai bên.

Nguyên nhân thứ ba là tính tuân thủ không cao. Làm ERP tương tự như chúng ta đang xây dựng và sử dụng một bộ máy phức tạp. Bộ máy này cần sự phối hợp vận hành bởi nhiều cấp người dùng, từ lãnh đạo công ty đến các cán bộ nghiệp vụ, cán bộ công nghệ… Vì vậy, không như việc sử dụng phần mềm đơn giản, dùng ERP cần tính tuân thủ cao. Trong quá trình triển khai, các thành viên dự án cần tham gia đầy đủ các khóa xây dựng quy trình nghiệp vụ, đào tạo, kiểm thử… Trong quá trình vận hành, người dùng cần tuân thủ các quy tắc sử dụng. Tính tuân thủ kém gây ra cản trở lớn cho việc thay đổi từ cách làm việc cũ sang cách làm việc mới, trên hệ thống mới.

Hầu hết các dự án đều vượt gấp nhiều lần so với kế hoạch, dự án chậm tiến độ chủ yếu do sa lầy trong việc làm rõ phạm vi, thay đổi yêu cầu, giải quyết vấn đề. Cả khách hàng và đối tác đều hoàn toàn bị động về cách bán hàng, cấu trúc hợp đồng và cách đàm phán để giải quyết vấn đề. Hậu quả là lãng phí thời gian, chi phí vượt xa ngân sách ban đầu và gây ảnh hưởng đến hiệu quả dự án.

Phương pháp triển khai ERP

Các chiến lược triển khai ERP 

Các số liệu thống kê về các bài học thất bại khi triển khai ERP luôn đặt sức ra ép đối với những nhà lãnh đạo doanh nghiệp khi đứng trước lựa chọn để tiến hành dự án. Làm ERP là con đường tất yếu trong lộ trình phát triển của doanh nghiệp, bắt buộc phải đối mặt với rủi ro khi bước vào triển khai. Dưới đây là một số chiến lược triển khai ERP mà các doanh nghiệp có thể tham khảo

1. The big bang

Đây là cách triển khai ERP mạo hiểm và khó khăn nhất khi các doanh nghiệp phải loại có toàn bộ hệ thống có sẵn và cài đặt hệ thống ERP duy nhất và xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp. Phương pháp này chiếm ưu thế trong thời kỳ đầu triển khai phần mềm, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng dám thử vì nó yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi ngay lập tức. Việc khiến mọi người cộng tác và chấp nhận hệ thống phần mềm mới cùng một thời điểm là một sự nỗ lực lớn lao vì khi sử dụng hệ thống mới sẽ mất thời gian làm quen và chắc gì nó sẽ hoạt động tốt. Trong hầu hết các trường hợp, hệ thống ERP thường có tốc độ xử lý chậm bởi nó phải phục vụ cho toàn bộ công ty chứ không phải là cho một bộ phận nào đó, bởi vậy việc triển khai phần mềm đòi hỏi sự ủy quyền trực tiếp từ CEO.

2. Chiến lược Franchising

Chiến lược này phù hợp với các doanh nghiệp lớn, kinh doanh nhiều ngành hàng khác nhau mà không thông qua các quy trình chung. Các hệ thống ERP độc lập được từng bộ phận, kết nối các quy trình chung, tạo một hình ảnh rõ nét xuyên suốt trong toàn bộ doanh nghiệp. Đây được cho là phương pháp phổ biến nhất cho việc thực hiện ERP, ban đầu sẽ cài đặt thí điểm ở một đơn vị kinh doanh phù hợp, dù cho có sự cố xảy ra cũng không ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp. Khi đội dự án xây dựng, tiến hành chạy hệ thống và xử lý xong các lỗi mới bắt đầu triển khai mở rộng cho các đơn vị khác. Kế hoạch cho chiến lược này cũng mất thời gian dài.

3. Slam drunk

Theo phương pháp này, ERP đưa ra các thiết kế của các quy trình, tập trung vào một số quy trình chính yếu, chẳng hạn như quy trình trong phân hệ tài chính của hệ thống ERP. Slam drunk thường dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn sử dụng hệ thống phần mềm ERP. Mục tiêu là xây dựng hệ thống ERP và đưa nó vào hoạt động và thiết kế lại các quy trình theo quy chuẩn. Một số doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP theo cách này có thể yêu cầu hệ thống ERP mới mang lại lợi ích nhiều. Nhiều công ty sử dụng nó như cơ sở hạ tầng để hỗ trợ những nỗ lực cài đặt phần mềm trong suốt đoạn đường thực hiện. Lúc này, nhiều doanh nghiệp khám phá ra rằng hệ thống slammed của phần mềm ERP có hiệu quả hơn hệ thống sẵn có vì nó không bắt buộc mọi người thay đổi bất kỳ thói quen nào của họ.

Chiến lược triển khai ERP phù hợp là giải pháp có thể giải quyết được vấn đề quản trị đang gặp phải và đồng thời có kiến trúc phù hợp với kế hoạch phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Song hiểu đúng bản chất vấn đề, áp dụng đúng phương pháp triển khai, chúng ta sẽ kiểm soát được rủi ro để đạt được mục tiêu thành công với dự án ERP. 

Thanh Mai

Phương pháp triển khai ERP hiệu quả để dự án luôn thành công
5 (100%) 5 votes

Bình luận