“Thời gian là vàng bạc” đó là tôn chỉ mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng phải nhớ tới khi triển khai dự án của mình. Bên cạnh việc đảm bảo tiến độ, quản lý kế hoạch thời gian hiệu quả có thể tránh được các rủi ro không đáng có. Nhờ có một khoảng thời gian đệm luôn sẵn sàng cho phép đội của bạn chậm lại, nhìn nhận và đánh giá kỹ lưỡng các công việc vừa kết thúc, theo dõi chi tiết những công việc đang thực hiện. Từ đó, có nhìn nhận chính xác về thực trạng của dự án để lường trước rủi ro, sắp xếp lại công việc, phân bổ nguồn lực và dự phòng cho những biến chuyển xấu.

Thời gian là thứ vô hình luôn khó kiểm soát, bạn có thể dễ dàng quản lý tốt thời gian của mình, nhưng không đồng nghĩa với việc bạn làm được điều này với đội của mình, sự tập hợp của rất nhiều người với nhiều quỹ thời gian khác nhau luôn tiềm ẩn nguy cơ vượt qua tầm kiểm soát khi giữa họ có chênh lệch về đặc điểm hoặc những dự tính ban đầu sai lệch về năng lực thành viên, kinh nghiệm, kỹ năng hoặc các yếu tố phát sinh bên ngoài.

Với 7 quy trình cơ bản dưới đây sẽ giúp quản lý thời gian và kiểm soát lịch trình dự án tốt hơn.

Quản lý kế hoạch thời gian và kiểm soát tiến độ dự án

1. Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan schedule management)

Chỉ một phép thử có thể biết được chúng ta đã sử dụng thời gian cho công việc như thế nào khi không ai có thể trả lời được câu hỏi: Thời gian rảnh rỗi mỗi ngày của bạn là bao nhiêu và bạn thường làm gì trong khoảng thời gian đó? Vâng, không một ai có thể trả lời câu hỏi đó một cách tự tin và rõ ràng, thậm chí có người chọn cách im lặng. Điều này chứng minh rằng, hầu hết chúng ta đang không thực hiện công việc theo tiến trình và deadline. Chúng ta vẫn biết công việc mỗi ngày là gì nhưng đồng thời cũng biết, không thể hoàn thành công việc đó trọn vẹn. Bởi vậy, việc lập kế hoạch  cho công việc cần phải có yếu tố thời gian đan xen thì mới có thể đưa tới một checklist hoàn chỉnh.

Đây là bước đầu tiên để bạn thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cần thiết trong quá trình quản lý kế hoạch dự án từ giai đoạn bắt đầu, phát triển liên tục và hoàn thiện để kiểm soát tiến độ dự án tốt hơn. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng về quản lý lịch trình trong suốt dự án.

2. Vạch rõ các hành động (Define Activities)

Quá trình này xác định và ghi lại những gì bạn cần làm để đảm bảo khi kết thúc dự án thành công tốt đẹp. Duy trì lịch làm việc mỗi ngày có thể giúp cho bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, có thể làm được nhiều việc hơn, ít quên công việc hay là bị phân tâm. 

Vậy tất cả những điều bạn cần làm là gì?

Chuẩn bị một cuốn lịch/sổ tay:

Chuẩn bị lịch làm việc sẽ giúp cho bạn có thể tự điều chỉnh cũng như theo dõi thái độ làm việc thông qua việc ghi chép những đầu việc đã thực hiện và sẽ làm. Khi lựa chọn một cuốn lịch/sổ tay thì bạn cần phải đảm bảo được cuốn lịch đó có đủ khoảng trống cho bạn liệt kê công việc. Có một số loại lịch/sổ tay đã lên khung nội dung sẵn theo chủ đề như công việc hàng tuần, công việc hàng ngày hay hàng giờ. Một cuốn lịch hay một cuốn sổ ghi chép sẽ là duy nhất, bạn không nên dùng nhiều cuốn sổ hay lịch để phân chia riêng cho từng đầu việc

Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý dự án có thể sử dụng ngay trên điện thoại, máy tính với tính năng tiện ích sẽ giúp cho bạn có thể xem lịch công việc của mình ở bất cứ đâu, giúp cho bạn có thể lập kế hoạch làm việc hàng ngày, trong đó được nhắc nhở nhiệm vụ và hẹn giờ rất tiện ích.

Dù chọn hình thức truyền thống hay hiện đại cũng sẽ giúp cho bạn không những theo dõi được việc đã làm mà đồng thời còn giúp cho bạn có thể ghi chú cả cách thức thực hiện cũng như những cảm nghĩ của bạn đối với nhiệm vụ công việc đó. Hãy viết thêm ở phía sau nhiệm vụ công việc những ghi chú cần thiết, việc này sẽ giúp bạn có thể theo dõi được thái độ làm việc của mọi thành viên một cách hiệu quả.

Khi đã xác định được các hạng mục công việc cần làm dựa theo mục đích dự án, việc lập kế hoạch triển khai cần thực hiện chia nhỏ công việc thành các hoạt động cụ thể để làm cơ sở cho việc ước lượng, tạo lịch trình, thực thi, kiểm tra và giám sát tối đa trong quá trình triển khai. 

Quản lý kế hoạch thời gian và kiểm soát tiến độ dự án

3. Lập trình tự các hoạt động (Sequence Activities)

Đây là bước cần thực sự hiểu về bản chất công việc để sắp xếp chúng theo một trình tự chuẩn, để giúp dự án đạt hiệu suất cao nhất. Thực hiện chia nhỏ thành các gói công việc, hành động chi tiết, gán nhiệm vụ cùng phạm vi để kiểm soát tối đa. 

Sắp xếp nhiệm vụ:

Đối với lịch làm việc trên phần mềm, cho phép bạn có thể thực hiện nhiều tính năng lên lịch, thời gian, mức độ quan trọng cho công việc. Khi đã đưa ra sự phân biệt rạch ròi giữa các nhiệm vụ thì bạn có thể nghiên cứu công việc để đưa ra những thứ tự ưu tiên, việc gì thực hiện trước việc gì thực hiện sau.

Lựa chọn nhiệm vụ ưu tiên: Trong quá trình sắp xếp nhiệm vụ, điều quan trọng nhất là bạn cần phải xác định được nhiệm vụ nào là nhiệm vụ quan trọng nhất cần phải được thực hiện trước tiên mà không thể trì hoãn.

Nhìn vào ví dụ sau đây, bạn sẽ hiểu hơn đối với việc lựa chọn sắp xếp công việc. Giả sử bạn đang phải làm một kế hoạch làm việc và một bản báo cáo phải trình bày cả hai trong cùng một tuần. Vậy thì phải làm sao?

Thực hiện nhiệm vụ này, chúng ta có thể tiến hành theo những bước dưới đây:

Tự đặt ra một số câu hỏi để xem nhiệm vụ nào cần thực hiện trước, thời gian hoàn thành trong bao lâu:

  • Nhiệm vụ nào tới kỳ hạn trước?
  • Nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian thực hiện và hoàn thiện?
  • Xét về giá trị thì nhiệm vụ nào quan trọng nhất?
  • Nhiệm vụ nào khó khăn nhất?

Cần quyết định đâu là sự ưu tiên của bạn, thời gian, hoàn thành, hạn nộp kết quả cụ thể, giá trị nhiệm vụ. Hãy lựa chọn theo mức độ ưu tiên để đảm bảo sự phù hợp trong khâu thực hiện và đạt được kết quả như ý.

Đây là giai đoạn đầu vào cho quá trình triển khai và có ý nghĩa với hầu hết các giai đoạn trong dự án. Tuy nhiên, việc phân cấp công việc này sẽ phản tác dụng nếu nó tồn tại trong dự án giống như một mạng lưới công việc có liên kết nhưng không đồng nhất về mục tiêu. Để đảm bảo có hiệu quả cho dự án, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng phần mềm quản lý dự án giúp phân chia công việc với từng nhiệm vụ rõ ràng, thiết lập mức độ phục thuộc giữa chúng, gắn chi tiết công việc với từng người chịu trách nhiệm để đánh giá trực quan và dễ hiểu.

4. Dự tính nguồn lực cho các hoạt động (Estimate activity resources)

Dự trù thời gian và nguồn lực của dự án thực chất là việc tính toán thời gian thực hiện và nhu cầu về nguồn lực của từng công việc, từng hạng mục, từng công trình đơn vị và cho toàn bộ dự án.

Việc nắm rõ tính chất của từng công việc sẽ giúp bạn dự tính chính xác về nguồn nhân lực, thiết bị hay các nguồn cung cấp cần thiết để chúng được hoàn thành đúng thời hạn. Quy trình này sẽ giúp bạn xác định loại, nguồn cung cấp, số lượng nhân lực, nguyên liệu, trang thiết bị phục vụ trong suốt quá trình triển khai dự án. 

Quản lý kế hoạch thời gian và kiểm soát tiến độ dự án

5. Ước lượng thời hạn cho các hoạt động (Estimate activity durations)

Là quy trình ước lượng thời gian thực hiện từng hoạt động với chi phí và nguồn lực dự tính. Tổng hợp thời gian từng công việc cho phép thấy được thời gian triển khai dự án, sau đó tính toán để điều chỉnh theo đúng mục tiêu ban đầu. 

Đặt kỳ hạn cho từng nhiệm vụ:

Hãy ghi ra thời gian bạn dự kiến thực hiện hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Mấu chốt nằm ở chỗ bạn cần tính toán cẩn thận, kỹ lưỡng để phân chia thời gian đủ hoàn thành.

Nếu lên lịch trình quá dày thì dễ rơi vào tình trạng căng thẳng. Cho nên cân nhắc thật kỹ trong ngày hôm đó bạn có thể đảm nhiệm tới giới hạn nào để đặt ra đầu việc cụ thể vừa sức. Đồng thời còn cần phải tính đến cả thời gian cho các hoạt động phát sinh.

6. Thực thi kế hoạch (Develop Schedule)

Với tất cả các quy trình trên cùng các dự tính về thay đổi phạm vi, rủi ro, tài chính bạn đã đủ cơ sở để bắt tay ngay để triển khai các công việc dự án theo đúng mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch sẽ giúp bạn nhìn nhận toàn cảnh dự án từ tổng quan đến chi tiết, bỏ qua các lo ngại về việc không thống nhất thông tin giữa dự án và công việc, chậm tiến độ, thay đổi kế hoạch,… Đồng thời sẽ giúp bạn tìm ra vấn đề nhanh chóng, tránh lãng phí nguồn lực, có phương án điều động dự án theo hướng tiết kiệm và hiệu quả nhất.

7. Kiểm soát kế hoạch dự án (Control Schedule)

Khi lập kế hoạch làm việc phải lường trước được càng nhiều khả năng có thể xảy ra càng tốt và dự tính được cả những điều có thể gây ra cản trở cho công việc. Do vậy, cố gắng hoàn thiện kế hoạch việc làm của mình càng hoàn hảo bao nhiêu thì bạn càng dễ dàng thực hiện công việc thuận lợi bấy nhiêu.

Chính vì thế cần phải kiểm tra mức độ logic nếu thay đổi công việc. Sau đó, sắp xếp mọi thứ sao cho vừa nhanh chóng, đơn giản vừa không gây ảnh hưởng tới các trật tự việc làm đã được tính toán còn lại.

Đôi khi bạn không thể dám chắc với những gì mình lập ra mà bỏ qua bước kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện. Hiện nay, một số phần mềm quản lý dự án cho phép xem kế hoạch cơ bản của dự án (Schedule baseline) thể hiện sự thay đổi hay chênh lệch đang diễn ra giữa kế hoạch và thực tế triển khai. Đây sẽ là cơ sở để nhận diện các sai biệt so với kế hoạch nhằm đưa ra hành động sửa sai và ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro dự án trượt kế hoạch. 

Để dự án hoàn thành đúng thời hạn phải cần một quá trình nỗ lực không ngừng nghỉ kể từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc dự án. Bởi vậy, bạn cần ý thức được việc quản lý thời gian và lịch trình dự án trước khi dự án bắt đầu để tiết kiệm thời gian, tránh áp lực, căng thẳng mà sức ép về tiến độ gây ra.

Hải Vân

Quản lý kế hoạch thời gian và kiểm soát tiến độ dự án
5 (100%) 5 votes

Bình luận