“Nếu bạn không có được phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ không thể nào có những thăng tiến cao hơn, vì vậy, hãy bắt đầu từ những việc làm đơn giản nhất” – Michael Dell.

Đặc biệt, giữa thời đại kỷ nguyên số, công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh khốc liệt thì sự ra đời của các phần mềm quản lý công việc đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp. Trên thị trường với nhiều tên tuổi nổi bật như Trello, Asana, Wrike,… nhưng để doanh nghiệp lựa chọn một giải pháp thực sự phù hợp thì không phải điều đơn giản. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ review một số phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay.

Trước khi đi vào so sánh ưu, nhược điểm giữa các phần mềm thì bạn cần hiểu phần mềm quản lý công việc là gì và những tiêu chuẩn của một phần mềm quản lý công việc tốt.

Review các phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc được hiểu là một ứng dụng giúp SỐ HÓA mọi quy trình quản lý và theo dõi công việc dành cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp.

Đối với cấp quản lý:

  • Theo dõi và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên một cách thông minh hơn so với các phương pháp quản lý thông thường chỉ dựa trên các báo cáo được gửi qua email.
  • Sắp xếp phân bổ nhiệm vụ cho mỗi thành viên được tính toán một cách khách quan, đúng người đúng việc.
  • Việc hỗ trợ sắp xếp và xây dựng kế hoạch một cách khoa học còn khiến mọi công việc được đảm bảo đúng thời gian, đúng chỉ tiêu.

Đối với cấp nhân viên:

  • Nhìn thấy được tất cả công việc và nhiệm vụ của mình tránh tình trạng bỏ sót
  • Biết được đâu là những nhiệm vụ cần ưu tiên
  • Tính toán và sắp xếp thời gian làm việc khoa học nhằm đảm bảo đúng tiến độ và KPI của mình
  • Cộng tác hiệu quả với thành viên khác để mục tiêu công việc được hoàn thành với chất lượng tốt nhất.

Review các phần mềm quản lý công việc

Tiêu chuẩn cơ bản của một phần mềm quản lý công việc tốt là gì?

Tính năng cộng tác: Trao đổi, giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc. Cần có sự trao đổi giữa các thành viên trong nhóm, giữa quản lý và nhân viên khi phân công nhiệm vụ, góp ý công việc để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm cần có tính năng cộng tác như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc, chat, bình luận,…

Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm phải tiện lợi trong việc lập kế hoạch theo đặc thù công việc, có khả năng theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.

Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về tiến độ thực hiện công việc, giúp nhà quản lý có thể phân bố nguồn lực hiệu quả.

Tính năng phân quyền sử dụng: Tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong công việc. Đây là tính năng cần thiết để đảm bảo thứ bậc, vai trò của từng bộ phận trong tổ chức.

Tính năng tích hợp: Các doanh nghiệp thường ứng dụng nhiều phần mềm quản lý cùng lúc việc này khiến dữ liệu không đồng bộ, gây ra sai sót trong quá trình quản lý. Một phần mềm quản lý công việc có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý khác sẽ đơn giản hóa thao tác, phù hợp hơn với đặc thù quản lý.

Tính năng

Lập kế hoạch Cộng tác Phân quyền Báo cáo Tích hợp

Trello

x x x

Asana

x

Wrike

Fastwork

Top 4 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

Review các phần mềm quản lý công việc

1. Asana

Asana là phần mềm quản lý dự án tốt nhất thế giới với các tính năng cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực, tất cả chỉ gói gọn trong một giao diện đơn giản. Bạn hoàn toàn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list. Phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý khi kiểm soát khối lượng công việc khổng lồ của doanh nghiệp.

Ưu điểm:

– Cộng tác: Với điểm mạnh trong việc quản lý công việc và dự án, Asana có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, lên lịch công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc thông qua việc sử dụng thẻ @ để đề cập tên thành viên. Một trong những tính năng đặc biệt nữa là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án mà không cần sao chép, thuận tiện khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án. Không chỉ vậy, phần mềm còn cho phép tích hợp với Slack, Dropbox, Github,…

– Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc. Asana có tính năng timeline để thấy tổng quan công việc của tất cả dự án. Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn.

– Báo cáo: Ở bản miễn phí, Asana có biểu đồ báo cáo tiến độ công việc theo dự án, cho biết số công việc hoàn thành, số công việc chưa hoàn thành, các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được mở ở phiên bản trả phí

– Phân quyền sử dụng: Có tính năng phân quyền riêng tư, công khai cho dự án và nhiệm vụ.

Nhược điểm: Asana cho phép sử dụng bản miễn phí với các tính năng cơ bản với số người sử dụng tối đa 15 thành viên. Nếu số thành viên lớn hơn bạn phải sử dụng bản nâng cấp với giá 9.99$/người dùng/tháng. Với phiên bản này sẽ mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tùy chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt riêng tư cho dự án,… Bởi vậy, để sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt thì doanh nghiệp phải chịu một mức phí khá cao.

Với các tính năng trên Asana thích hợp với các doanh nghiệp với mô hình cộng tác liên chức năng, một người phải tham gia nhiều dự án, phòng ban khác nhau. Khi đó Asana không chỉ hỗ trợ cộng tác hiệu quả mà còn giúp theo dõi tổng thể công việc ở tất cả phòng ban, dự án.

Review các phần mềm quản lý công việc

2. Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc được xây dựng trên hình thức Kanban, là một bảng thông tin, trực quan hóa công việc, cho phép người dùng tạo ra nhiều board khác nhau tương ứng với các giai đoạn công việc (To do, Doing, Done). Trello có thiết kế tối giản, các sử dụng đơn giản giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, cộng tác với các thao tác kéo – thả đơn giản.

Ưu điểm:

– Cộng tác tốt và dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống như các tờ giấy note được dán lên màn hình. Do vậy, bất kỳ ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng dàng nắm bắt và sử dụng

– Khả năng liên kết với email tuyệt vời: Đây chính là điểm sáng của phần mềm giúp bạn có thể gửi lời nhắc đến người bạn muốn trong ứng dụng và phần mềm sẽ tự động gửi email mang lời nhắc đến họ. Đồng thời, cũng có thể tạo thẻ các công việc ngay trên giao diện email mà không cần bật Trello.

Nhược điểm: Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như:

– Không có tính năng chat nhóm

– Không phân cấp thành viên quản trị

– Không có báo cáo công việc

– Không hiệu quả khi quản lý thời gian

– ….

Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác nên Trello sẽ phù hợp với các team từ 3-10 người với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị phức tạp.

Review các phần mềm quản lý công việc

3. Wrike

Bên cạnh Asana, Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án không cần email và thay thế hầu hết các công cụ làm việc khác. Nó có thể coi là lựa chọn hàng đầu trong các giải pháp quản lý dự án miễn phí cho các team nhỉ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí.

Ưu điểm:

– Cộng tác: Wrike có đầy đủ chức năng như giao việc, tạo việc, bình luận, tag tên, khả năng liên kết với nhiều dự án,… cộng tác với các tính năng chỉnh sửa trực tuyến với các tài liệu đính kèm, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột,..

– Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Việc quản lý mỗi đầu việc rất sát sao, có nhiều tùy chọn khi đặt thời hạn cho công việc, như đặt thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)…

– Báo cáo theo thời gian thực: Với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ theo thời gian thực, tùy chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, yêu cầu báo cáo theo dự án, công việc với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên,…

– Phân quyền sử dụng: Cho phép phân quyền sử dụng cơ bản miễn phí (quyền truy cập bảng quản trị, cài đặt ngày làm việc, ngày nghỉ, xóa bài thành viên,…). Với các quyền nâng cao như tạo, sửa, tùy chỉnh Workflow thì chỉ có ở phiên bản trả phí.

Nhược điểm: Wrike chỉ miễn phí cho 5 người dùng với các tính năng cơ bản như quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu, khả năng tích hợp với Google Drive, Dropbox, Office365 với dung lượng lưu trữ 2Gb. Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5-15 người mức phí 9.8$/người dùng/tháng sẽ mở thêm các tính năng và tăng dung lượng lên 5Gb; với các tính năng ưu việt hơn thì chỉ có ở gói Business với giá 24.8$/người dùng/tháng. Để sử dụng trọn vẹn phần mềm cần phải trả mức giá khá cao.

Wrike là phần mềm phù hợp với những doanh nghiệp lớn với nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu, với các team nhỏ dưới 5 thành viên thì phiên bản miễn phí vẫn là một lựa chọn tốt với các tính năng cơ bản cần thiết.

Review các phần mềm quản lý công việc

4. Fastwork

Fastwork là một phần mềm quản lý công việc, dự án trực tuyến được phát triển tại Việt nam, với các tính năng cộng tác, lập kế hoạch, phân quyền, báo cáo khá đầy đủ và không thua kém các giải pháp pháp quản lý công việc đã kể trên.

Ưu điểm:

– Lập kế hoạch công việc dễ dàng: Có thể khởi tạo công việc từ file excel, nhập liệu trực tiếp hoặc sao chiết từ các kế hoạch mẫu. Giao việc nhanh chóng và phân bổ nguồn lực cho nhân viên phụ trách trên Kanban. Cho phép tạo ra các nhiệm vụ theo định kỳ, dễ dàng thiết lập mức độ thường xuyên mà bạn muốn nhiệm vụ của mình được thực hiện.

– Quản lý công việc có quy trình thực hiện: Thiết lập quy trình công việc theo các bước, ai là người thực hiện, trong thời gian bao lâu, kết thúc mỗi bước phải gửi báo cáo tới ai. Khi hoàn thành một bước trong quy trình, công việc sẽ được tự động chuyển sang bước tiếp theo và tự động giao việc, gửi nhắc nhở tới người phải thực hiện.

– Cộng tác – Báo cáo – Đánh giá công việc: Tạo môi trường trao đổi, thảo luận xuyên suốt về một công việc cụ thể. Tất cả những thay đổi, cập nhật, hoạt động liên quan đến công việc sẽ được phần mềm tự động thông báo tới các thành viên. Báo cáo nhanh kết quả và tiến độ thực hiện công việc, người nhận báo cáo có thể xem trên phần mềm hoặc email. Thiết lập điểm đánh giá theo trọng số, chấm điểm kết quả thực hiện công việc và tổng hợp.

– Báo cáo tổng hợp – Đánh giá KPIs: Hỗ trợ thiết lập các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả làm việc theo từng phòng ban. Từ kết quả hoàn thành công việc thực tế, tự động tổng hợp thành kết quả thực hiện KPIs phục vụ cho đánh giá và tính lương thưởng.

Nhược điểm: Các tính năng lập kế hoạch và báo cáo vẫn chưa thực sự chuyên sâu, chưa đáp ứng được các nhu cầu phức tạp trong quản lý dự án. Nhưng với các tính năng cơ bản thì Fastwork vẫn đáp ứng tốt nhu cầu quản lý công việc của các doanh nghiệp không thua kém gì so với các giải pháp nước ngoài. Đặc biệt, khi sử dụng Fastwork, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ, triển khai trực tiếp mà các sản phẩm quốc tế chưa đáp ứng được ở thị trường Việt.

Fastwork phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và nhỏ làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng đều có thể linh hoạt sử dụng giải pháp này trong việc vận hành công việc của mình.

Hy vọng rằng bài viết này đã phần nào giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về các phần mềm quản lý công việc, từ đó lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Thanh Mai

Review các phần mềm quản lý công việc không thể bỏ qua
5 (100%) 10 votes

Bình luận