Trong quá trình khởi tạo và triển khai dự án thường sẽ gặp rất nhiều khó khăn bởi nhiều yếu tố như làm thế nào để quản lý tiến độ, quản lý chi phí, quản lý nhân sự, quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án,… Hồ sơ dự án là một tài liệu đầy đủ, cung cấp các bước theo trình tự từ việc lập kế hoạch, khởi tạo cho đến khi thực hiện và đóng dự án. Với một số dự án có lượng hồ sơ lớn và phức tạp sẽ có nhiều loại giấy tờ, tuy nhiên nó là được lưu trữ và phân tán qua văn bản hoặc máy tính, tủ hồ sơ của các nhân viên. Đây là cách quản lý thông tin thủ công, rời rạc, thiếu tính đồng bộ và khoa học mà đa phần các doanh nghiệp vẫn đang làm. Điều này thường là nguyên nhân dẫn đến hệ lụy như lãng phí thời gian tìm kiếm hồ sơ, thất lạc thông tin, sự kết nối thông tin giữa các thành viên bị gián đoạn, tốn không gian lưu trữ tại văn phòng,… Để quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án hiệu quả nhà quản lý cần đảm bảo một số tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu trong quá trình triển khai dự án.

Mặc dù đặc thù của các dự án đang chi phối tạo nên các quy trình sử dụng tài liệu khác nhau nhưng một nhà quản lý thông minh sẽ luôn tuân thủ các nguyên tắc để đội ngũ của họ có thể làm việc dựa trên một tài nguyên tối ưu nhất.

1. Lưu trữ an toàn

Nhiều tổ chức quản lý dự án khi chưa có một quy trình cụ thể để lưu trữ tất cả các tài liệu trong một kho lưu trữ duy nhất, dẫn đến việc giấy tờ dễ bị thất lạc, đặc biệt điều này thường xuyên diễn ra ở các dự án đang lưu trữ hồ sơ thủ công. Thay vì chấp nhận nó như một sự cố khó tránh khỏi, hãy nhìn vào năng lực công nghệ của một phần mềm quản lý dự án có thể làm được, nó cung cấp hệ sinh thái trên nền tảng đám mây giúp bạn có một không gian lưu trữ tài liệu an toàn và khoa học. Mọi thông tin luôn sẵn sàng được tìm kiếm và khôi phục nhanh chóng sau một vài thao tác đơn giản.

quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án

2. Lưu trữ khoa học

Mặc dù việc tiếp cận đầy đủ thông tin của dự án là điều rất cần thiết nhưng nhiều nhà quản lý dự án bị thách thức bởi khả năng truy cập hiệu quả các thông tin liên quan, đặc biệt là trên các tài liệu dự án để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu tìm kiếm tức thời. Đôi khi sự chậm trễ trong quá trình tiếp cận thông tin có thể khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội nâng cao hiệu suất công việc cá nhân và hiệu suất của toàn dự án. Nếu như cách tìm kiếm thông thường sẽ tiêu tốn một khoảng thời gian không nhỏ thì việc sử dụng một phần mềm quản lý dự án đủ hiệu quả sẽ thực hiện điều này chỉ trong vài giây. Sự sắp xếp tài liệu khoa học theo từng giai đoạn, cột mốc của dự án, gán với người phụ trách hay cụ thể hơn là với mỗi công việc được phát sinh, kết quả tìm kiếm sẽ đảm bảo chính xác và được trả về tức thời.

3. Lưu trữ phân cấp

Là nhà quản lý, chắc hẳn đổi lúc bạn sẽ có cảm giác khó chịu khi tủ đựng hồ sơ của mình chứa quá nhiều tài liệu không liên quan, các tài liệu hết giá trị sử dụng hay tài liệu bị nhân viên chỉnh sửa khi chưa được cho phép. Tất cả những vấn đề đó sẽ được giải quyết khi toàn bộ hồ sơ được phân quyền rõ ràng cho những người tham gia quản lý, bạn có thể phân chia và thiết lập cho nhân viên của mình các quyền được đọc, được sửa hay xóa tài liệu. Chỉ như vậy tài liệu của bạn mới được khai thác hiệu quả và đúng mục tiêu. Không chỉ vậy, các thành viên trong dự án cũng có thể tự xây dựng những tủ hồ sơ cá nhân ngay trên hệ thống dưới dạng sơ đồ cây khoa học, đảm bảo rằng họ có đầy đủ tài liệu sử dụng trong quá trình làm việc và có thể chủ động điều chỉnh theo nhu cầu cá nhân.

quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án

4. Cập nhật linh hoạt

Việc phát sinh tài liệu, thông tin mới trong quá trình triển khai dự án là điều khó tránh khỏi, nhưng bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian để cập nhật là mọi thông tin chính xác và đầy đủ với các thành viên có liên quan? Để công việc này được thực hiện một cách tức thời, bạn cần tới một tác vụ tự động thay vì gửi những thông báo tới nhân viên của mình thông qua email hoặc SMS. Bên cạnh đó, các đối tác, hay nhân viên của bạn có thể tiếp cận các thông tin về tài liệu ở nhiều địa điểm và bất cứ khi nào khi họ cần theo thời gian thực. Các phần mềm quản lý dự án hiện nay, đa phần đều có thể đáp ứng đầy đủ những trải nghiệm thú vị về tốc độ truyền tải thông tin, cập nhật thông tin hồ sơ và chia sẻ tài liệu.

5. Lưu trữ tiết kiệm

Việc quản lý hồ sơ dự án trên phần mềm còn giúp bạn tiết kiệm một khoảng thời gian đáng kể, bên cạnh đó là các chi phí in ấn, chi phí thiết bị lưu trữ hồ sơ, không gian lưu trữ và còn giảm thiểu tối đa các công việc giấy tờ cho nhân viên hành chính, tạo điều kiện cho họ tập  trung vào những công việc quan trọng hơn.

Đôi khi chính sự rườm rà, kém hiệu quả trong quá trình lưu trữ và quản lý hồ sơ sẽ là cơ hội để nảy sinh các vấn đề tiêu cực trong dự án, khi bị che lấp bởi quá nhiều thông tin gây nhiễu, nhà quản lý sẽ không thể dựa vào những tài liệu không rõ ràng để sẵn sàng cho các quyết định tiếp theo. Chính vì thế, giải pháp đi đầu để tăng tính bảo mật, tốc độ tìm kiếm và mức độ chính xác của tài liệu là ứng dụng phần mềm quản lý dự án vào quản lý hồ sơ, giải quyết bài toán về hiệu quả khai thác dữ liệu trong quá trình triển khai dự án.

Thanh Mai

Sự cần thiết khi quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án
5 (100%) 5 votes

Bình luận